Home Sitemap Contact
Home Help Vraag en Antwoord Toepassingen EDP
   Inloggen
  
  
Vragen over elektronisch declareren

Tip: u kunt ook op een woord zoeken middels CTRL+F

I. Declareren
  1. Bij welke zorgverzekeraars en zorgkantoren kan ik declareren?
  2. Hoe gaat het declareren via VECOZO in zijn werk?
  3. Kan ik meerdere bestanden tegelijk indienen?
  4. Hoe groot mag een declaratiebestand zijn?
  5. Hoe kan ik zien of mijn declaratie goed is aangekomen?
  6. Hoe kan ik zien hoe ver de verzekeraar is met mijn declaratie?
  7. Wat is de bewaartermijn van mijn declaraties bij VECOZO?
  8. Waarom staat er meteen na het indienen van een declaratie bij ingediend bedrag ?0??
  9. Hoe dien ik een creditnota in?
  10. Hoe dien ik een factuur naar UWV in?

II. Retourinformatie
  1. Hoe kan ik retourinformatie verkrijgen via VECOZO?
  2. Er wordt retourinformatie aangeboden; hoe kan ik deze openen?
  3. Ik heb een afgekeurde declaratie in mijn overzicht staan, kan ik deze verwijderen?
  4. Mijn declaratie is afgekeurd met als reden ?Afgekeurd; De code zorgverzekeraar (....) is onbekend bij VECOZO?, wat wordt hiermee bedoeld?
  5. Mijn declaratie is afgekeurd met als reden ?Afgekeurd; De zorgverzekeraar ondersteunt geen declaraties via VECOZO? wat wordt hiermee bedoeld?
  6. Wat betekent de status 'Afgehandeld door zorgverzekeraar' precies?
  7. Wat is de bewaartermijn van mijn retourinformatie bij VECOZO?
  8. Bij het downloaden van retourinformatie krijg ik de melding "Internet Explorer kan de pagina niet openen", wat nu?


III. Validatiemodule
  1. Wat kan ik met de validatiemodule doen?
  2. Is het verplicht om een declaratie voordat ik deze indien eerst te valideren?
  3. Kan ik vanuit mijn softwarepakket ook declaraties valideren?
  4. Waarom krijg ik een melding dat mijn validatie verwijderd gaat worden?
  5. Kan ik een validatiebestand zelf verwijderen?


Tip: Voor meer informatie verwijzen we u naar de handleiding Elektronisch Declaratie Portaal (VSP-EDP) en de handleiding Validatie Module VSP-EDP op de pagina 'Help - Handleidingen'


IV. Digitar
  1. Wat zijn digitar-bestanden?
  2. Welke zorgverzekeraars doen mee?
  3. Per wanneer kan ik de digitar-bestanden van 2011 raadplegen?
  4. Waar kan ik de digitar-bestanden terugvinden?
  5. Ik zie mijn eigen tariefafspraken met een zorgverzekeraar niet terug in de lijst.
  6. Moet ik na het downloaden de nieuwe tarieven nog controleren in het systeem?



I. Declareren


I.1 Bij welke zorgverzekeraars en zorgkantoren kan ik declareren?

Een overzicht waarop u kunt zien welke zorgverzekeraars en zorgkantoren het declareren via VECOZO voor uw beroepsgroep ondersteunen vindt u hier.

Indien uw beroepsgroep niet in de lijst voorkomt betekent dit dat er op dit moment geen zorgverzekeraars of zorgkantoren zijn die declaraties van uw beroepsgroep via VECOZO kunnen verwerken. Indien u hierover meer informatie wilt, dan kunt u contact opnemen met de betreffende zorgverzekeraar.

Zorgverzekeraars en zorgkantoren die in dit overzicht ontbreken, kunnen op dit moment nog helemaal geen declaraties via VECOZO verwerken.

naar inhoudsopgave


I.2 Hoe gaat het declareren via VECOZO in zijn werk?

Zorg er eerst voor dat u een declaratiebestand op uw computer heeft staan, dat is aangemaakt conform de Vektis-standaard. Het is gebruikelijk dat deze declaratiebestanden worden aanmaakt via een declaratieprogramma. Wanneer u nog niet beschikt over een declaratieprogramma kunt u het beste contact opnemen met uw koepelorganisatie om u te laten informeren over wat voor u de mogelijkheden zijn.

Vervolgens gaat u naar de VECOZO website en logt u in met uw certificaat. Kies nu voor 'Toepassingen' > 'Declareren' > 'Indienen'. U ziet vervolgens een scherm met drie invulvelden. Het invulveld ?Referentie? hoeft u niet verplicht in te vullen, maar kan wel handig zijn als u uw declaraties later terug wilt zoeken. U kunt hier bijv. de periode waarover u declareert invullen. In het tweede invulveld staat uw e-mail adres al ingevuld. Indien nodig kunt u dit wijzigen. Bij het derde invulveld kunt u met de knop 'Bladeren' zoeken naar de locatie waar u uw declaratiebestand heeft opgeslagen. Dit bestand kunt u vervolgens openen, waarna het in het invulveld achter 'Declaratiebestand' komt te staan. Het veld notificatie waar u een vinkje kan zetten zorgt ervoor dat u een email ontvangt op het moment dat de de zorgverzekeraar de declaratie heeft afgehandeld of afgekeurd.

Als laatste klikt u onderaan op de knop 'Indienen declaratiebestand'. Het bestand wordt dan technisch door VECOZO gecontroleerd en bij goedkeuring doorverzonden naar de betreffende zorgverzekeraar. Als uw declaratiebestand om technische redenen wordt afgekeurd krijgt u daar een melding van en kunt u de Validatiemodule gebruiken om te kijken wat er fout is.

naar inhoudsopgave


I.3 Kan ik meerdere bestanden tegelijk indienen?

Dat kan. Wanneer u meerdere declaratiebestanden tegelijk wilt indienen dient u deze bestanden gebundeld in een zip-bestand te zetten (let hierbij op dat u alleen losse bestanden en geen complete mappen zipt!). De handelingen om dit bestand in te dienen blijven hetzelfde als met een enkel (niet gezipt) bestand. Voor meer informatie over het aanmaken van zip bestanden verwijzen wij u naar de handleiding met uitleg over het declareren. In deze handleiding is een apart hoofdstuk gewijd aan het maken van zip-bestanden.

naar inhoudsopgave


I.4 Hoe groot mag een declaratiebestand zijn?
Een declaratiebestand (enkel of gezipt) mag maximaal 10 Mb groot zijn. Een zipbestand mag niet meer dan 30 declaratiebestanden bevatten.

naar inhoudsopgave


I.5 Hoe kan ik zien of mijn declaratie goed is aangekomen?

Na het indienen van uw declaratie voert VECOZO een technische controle uit op het bestand. Het resultaat van die controle is doorgaans binnen enkele minuten beschikbaar. Er zijn twee mogelijkheden:

(1) de declaratie wordt technisch goedgekeurd: de status verandert in 'Correct bevonden door VECOZO'. De declaratie wordt vervolgens doorgestuurd naar de betreffende zorgverzekeraar, op het moment dat deze bevestigt dat de declaratie is ontvangen verandert de status in ?Succesvol ontvangen door zorgverzekeraar?. In dit geval is alles goed gegaan en zal de declaratie door de desbetreffende verzekeraar in behandeling worden genomen.

(2) de declaratie wordt technisch afgekeurd: de status verandert in ?Afgekeurd door VECOZO?. De declaratie bevat dan een technische fout of voldoet niet aan de standaard. In dit geval wordt er ook altijd een reden voor de afkeuring bij gegeven, die u kunt zien door met uw muis boven het icoontje in de kolom 'Status' te gaan hangen. Mocht u niet weten wat deze afkeuringsreden betekent, dan kunt u het originele declaratiebestand controleren via de Validatiemodule om meer specifieke foutoorzaken te achterhalen.

naar inhoudsopgave


I.6 Hoe kan ik zien hoe ver de zorgverzekeraar is met mijn declaratie?

U kunt een overzicht oproepen van al uw ingediende declaraties over de afgelopen maand. Dit doet u via het menu 'Toepassingen > Declareren > Zoeken' te klikken. Op het zoekscherm staat helemaal bovenaan een optie ?Actuele declaraties?. Door daar op ?Zoeken? te klikken genereert u een overzicht met de meest recente declaraties tot 3 maanden terug. In dit overzicht staat links een kolom 'Status', met daarin een icoontje weergegeven. Om te zien wat dit icoontje betekent kunt u er met uw muis boven gaan hangen, waarna u ziet of de verzekeraar uw declaratie heeft ontvangen (en nog in behandeling moet nemen), of al heeft afgehandeld. Wilt u de specifieke status van een declaratie weten, neem dan contact op met de helpdesk van de zorgverzekeraar.

naar inhoudsopgave


I.7 Wat is de bewaartermijn van mijn declaraties bij VECOZO?

Declaraties en retourinformatie zijn tot een jaar na de laatste statuswijziging te raadplegen. Download declaraties dus tijdig als u ze langer dan een jaar na dato nog nodig heeft.

naar inhoudsopgave


I.8 Waarom staat er meteen na het indienen van een declaratie bij ingediend bedrag ?0??

De declaratiegegevens moeten eerst door het elektronisch declaratieportaal worden ingelezen; dit kan enkele minuten duren. Zodra het inlezen is voltooid zult u het ingediende bedrag bij de betreffende declaratie zien staan.

naar inhoudsopgave


I.9 Hoe dien ik een creditnota in?

Een creditnota maakt u aan via het softwarepakket waarmee u ook uw normale declaraties aanmaakt. Binnen dat pakket moet ergens een optie 'credit' in plaats van 'debet' zitten. Als de nota is aangemaakt dient u deze op dezelfde manier in als alle andere declaraties. Door de indicatie ?credit? zal het te declareren bedrag negatief (en dus gecrediteerd) worden. Als u de betreffende declaratiedetails opzoekt via onze website zult u dan ook een minteken voor het bedrag zien staan.

naar inhoudsopgave


I.10 Hoe dien ik een factuur naar UWV in?

Een factuur naar UWV kunt u indienen via de toepassing e-Facturatie UWV. Het is niet mogelijk via het elektronisch declaratieportaal een factuur naar UWV in te dienen. Kijk voor de meest gestelde vragen over deze toepassing bij Vraag en Antwoord e-Facturatie (UWV) .

naar inhoudsopgave


II. Retourinformatie



II.1 Hoe kan ik retourinformatie verkrijgen via VECOZO?

Voor declaraties die afgehandeld of betaalbaar gesteld zijn, stellen diverse zorgverzekeraars retourinformatie beschikbaar via de VECOZO website. De retourinformatie kunt u vinden door op het ID-nummer van de declaratie te klikken. U krijgt dan de declaratiedetails te zien en, afhankelijk van welke zorgverzekeraar de retourinformatie aanbiedt, één of meer bestanden die u kunt downloaden. Meer informatie over het openen van deze bestanden leest u bij vraag II.2.

naar inhoudsopgave


II.2 Er wordt retourinformatie aangeboden; hoe kan ik deze openen?

Een afrekenspecificatie kan in twee varianten worden aangeboden. Alle verzekeraars bieden retourbestanden aan die zijn aangemaakt conform de Vektis-standaard. Deze bestanden moet u eerst opslaan op uw computer om ze daarna in te lezen in uw declaratieprogramma. De bestanden worden gezipt aangeleverd. Dit betekent dat u eerst het bestand moet unzippen alvorens u het bestand kunt inlezen in uw declaratieprogramma. Bestanden unzippen kan alleen maar met daarvoor geschikte software zoals Winzip of de ingebouwde zip functionaliteit in Windows zelf (alleen bij Windows XP en nieuwer).

Daarnaast bieden sommige zorgverzekeraars ook bestanden in PDF-formaat aan. Deze bestanden zijn te openen via programma's zoals Adobe Acrobat Reader. Bestanden in PDF-formaat zijn supplementair en niet verplicht.

naar inhoudsopgave


II.3 Ik heb een afgekeurde declaratie in mijn overzicht staan, kan ik deze verwijderen?

Nee, dat kan niet. U kunt een declaratie wel 'verwijderen' uit een overzicht door deze te verbergen. Het voordeel hiervan is dat de declaratie dan niet meer in uw overzicht wordt getoond, maar dat u deze wel altijd weer kunt oproepen. Het verbergen van een declaratie doet u door in het overzicht een vinkje te zetten voor de desbetreffende declaratie(s) en daarna onder in beeld te klikken op de link 'Verberg geselecteerde declaraties'. Onderaan uw overzicht wordt getoond hoeveel verborgen declaraties u heeft. U kunt later altijd weer de optie 'Toon verborgen declaraties' aanklikken, zodat u uw verborgen declaraties weer kunt inzien.

naar inhoudsopgave


II.4 Mijn declaratie is afgekeurd met als reden 'Afgekeurd; De code zorgverzekeraar (....) is onbekend bij VECOZO'. Wat wordt hiermee bedoeld?

Dit houdt in dat u het onjuiste UZOVI-nummer voor de zorgverzekeraar heeft opgenomen in uw declaratiebestand. De juiste UZOVI-nummers kunt u vinden in het overzicht op 'Toepassingen - Declareren - Mogelijkheden'. Hier vindt u de namen en de bijbehorende UZOVI-nummers van alle zorgverzekeraars die zijn aangesloten op het declaratieportaal van VECOZO. Deze UZOVI-nummers moet u vervolgens aanpassen in uw declaratiebestand. Indien u niet weet hoe u het UZOVI-nummer in uw declaratiebestand kunt aanpassen, kunt u hiervoor het best contact opnemen met uw softwareleverancier.

naar inhoudsopgave


II.5 Mijn declaratie is afgekeurd met als reden 'Afgekeurd; Declaratiestandaard wordt niet ondersteund door de zorgverzekeraar'. Wat wordt hiermee bedoeld?

Dit kan twee oorzaken hebben. Ten eerste kan het zijn dat u heeft geprobeerd te declareren bij een zorgverzekeraar die is aangesloten op het declaratieportaal van VECOZO, maar die het declareren ondersteunt voor andere beroepsgroepen. Dit kunt u nagaan in het overzicht op 'Toepassingen - Declareren - Mogelijkheden'. Hier ziet u ook welke Vektis standaard deze zorgverzekeraar ondersteunt.

Als er alleen een standaard wordt ondersteund die niet gebruikt wordt in uw declaratieprogramma, dan is dat de tweede mogelijke reden van afkeuring. Het kan dan zijn dat u een nieuwere versie van uw declaratieprogramma nodig heeft. Neem hierover contact op met de softwareleverancier van uw programma.

naar inhoudsopgave


II.6 Wat betekent de status 'Afgehandeld door zorgverzekeraar' precies?

De status 'Afgehandeld door zorgverzekeraar' betekent dat de verzekeraar uw declaratie heeft verwerkt. Het resultaat van de afhandeling kunt u uit de status niet afleiden: de declaratie kan geheel of gedeeltelijk worden uitbetaald, maar ook volledig zijn afgekeurd. De retourinfo verschaft u meer informatie over de verwerking van een afgehandelde declaratie.

naar inhoudsopgave


II.7 Wat is de bewaartermijn van mijn retourinformatie bij VECOZO?

Declaraties en retourinformatie zijn tot een jaar na de laatste statuswijziging te raadplegen. Download retourinformatie dus tijdig als u deze langer dan een jaar na dato nog nodig heeft.

naar inhoudsopgave


II.8 Bij het downloaden van retourinformatie krijg ik de melding "Internet Explorer kan de pagina niet openen", wat nu?

U kunt dit oplossen door de instellingen van Internet Explorer aan te passen. Ga hiervoor naar het menu Extra (Engels: Tools) > Internet opties (Internet options) > Geavanceerd (Advanced). Zoek in de lijst met instellingen het kopje Beveiliging (Security) en haal het vinkje weg bij het item ?Versleutelde pagina's niet op schijf opslaan?(?Do not save encrypted pages to disk?).

naar inhoudsopgave



III. Validatiemodule


III.1 Wat kan ik met de validatiemodule doen?

Met behulp van de validatiemodule kunt u declaratiebestanden vooraf (voordat u deze verzendt naar de zorgverzekeraar) of achteraf (als de zorgverzekeraar de declaratie om een technische - dus niet-inhoudelijke - reden heeft afgekeurd) controleren op fouten.

naar inhoudsopgave

III.2 Is het verplicht om een declaratie voordat ik deze indien te valideren?

Nee, het is niet verplicht om een declaratiebestand eerst te valideren. De validatiemodule is een extra hulpmiddel dat los staat van het indienproces.

naar inhoudsopgave

III.3 Kan ik vanuit mijn softwarepakket ook declaraties valideren?

Technisch gesproken is dit inderdaad mogelijk. Of en hoe u met uw specifieke programma kunt valideren kunt u het beste navragen bij de leverancier van u programma.

naar inhoudsopgave

III.4 Waarom krijg ik een melding dat mijn validatie verwijderd gaat worden?

U krijgt dit bericht omdat u bij het indienen van het te valideren bestand de optie ?Notificaties? heeft aangevinkt. In dat geval krijgt u een e-mail zodra het resultaat van de technische controle beschikbaar is. Dat resultaat wordt vijf dagen bewaard; 24 en 48 uur na de validatie krijgt u automatisch een reminder.

naar inhoudsopgave

III.5 Kan ik een validatiebestand zelf verwijderen?

Nee, u kunt een validatiebestand niet zelf uit het overzicht verwijderen. De bestanden worden na vijf dagen na automatisch verwijderd.

naar inhoudsopgave



IV. Digitar


IV.1 Wat zijn digitar-bestanden?

Digitar staat voor 'DIGItale TARieven'. Voorheen moesten fysiotherapeuten en oefentherapeuten nieuwe tariefafspraken met de zorgverzekeraars handmatig in hun systeem aanpassen. Een tijdrovende en nauwkeurige activiteit. Door een digitar-bestand te downloaden is dit is verleden tijd. De algemene tariefwijzigingen kunnen direct in de praktijksoftware worden ingelezen. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.

naar inhoudsopgave

IV.2 Doen alle zorgverzekeraars mee?

De deelnemende zorgverzekeraars vindt u nadat u bent ingelogd op onze website onder de link Ik ben zorgverlener > zorgverzekeraars > informatie > overeenkomsten > VECOZO

naar inhoudsopgave

IV.3 Per wanneer kan ik de digitar-bestanden van 2012 raadplegen?

De bestanden worden niet door VECOZO, maar door de verzekeraars zelf op ons portaal geplaatst. Of en wanneer zij dit doen kunt u het beste navragen bij de betreffende verzekeraar.

naar inhoudsopgave

IV.4 Waar kan ik de digitar-bestanden terugvinden?

Als u bent ingelogd op de website van VECOZO, volgt u het pad Ik ben zorgverlener > zorgverzekeraars > informatie > overeenkomsten > VECOZO

naar inhoudsopgave

IV.5 Ik zie mijn eigen tariefafspraken met een zorgverzekeraar niet terug in de lijst.

Dat klopt. Specifieke afspraken over een behandeling tussen u en een zorgverzekeraar zult u zelf alsnog handmatig moeten wijzigen.

naar inhoudsopgave

IV.6 Moet ik na het downloaden de nieuwe tarieven nog controleren in het systeem?

Ja, u bent zelf verantwoordelijk voor de juiste gegevens in uw systeem. Een na-controle is dus altijd gewenst.

naar inhoudsopgave
17-mei-2012 14:47 PRD-WWW01V v1.10.0.0