VECOZO

Home

Sitemap

Contact

Home

Help

Vraag en Antwoord

Toepassingen

EDP

Inloggen

Vragen over elektronisch declareren

Tip: u kunt ook op een woord zoeken middels CTRL+F

I. Declareren

Tip: Voor meer informatie verwijzen we u naar de handleiding Elektronisch Declaratie Portaal (EDP) op de pagina 'Help - Handleidingen'

II. Digitar

I. Declareren

1 Hoe kan ik ingediende declaraties accorderen?

Log in op www.vecozo.nl en ga naar ?Toepassingen?, ?Declareren?, ?Zoeken? en vervolgens naar ?Nog
te accorderen declaraties?.
De declaraties die door u nog niet zijn geaccordeerd, selecteert u door een vinkje te zetten in de lege hokjes
voor de betreffende declaraties. Daarna klikt u op ?accordeer geselecteerde declaraties?. U hebt nu de
geselecteerde declaraties volledig ingediend.

naar inhoudsopgave

2 Bij welke zorgverzekeraars kan ik declareren?

Download een van onderstaande bestanden om te bekijken welke zorgverzekeraars het declareren via VECOZO voor uw beroepsgroep ondersteunen.

Apothekers overzicht

Eerstelijns Psychologische hulp overzicht

GGZ DBC overzicht

Huisartsen overzicht

Kraamzorg overzicht

Leveranciers hulpmiddelen overzicht

Mondzorg overzicht

Paramedici overzicht

Verloskunde overzicht

Vervoer overzicht

Ziekenhuizen overzicht

Indien uw beroepsgroep hier niet bij staat, dan betekent dit dat er op dit moment geen zorgverzekeraars zijn die declaraties van uw beroepsgroep via VECOZO kunnen verwerken. Indien u hierover meer informatie wilt, dan kunt u contact opnemen met de betreffende zorgverzekeraar.

De zorgverzekeraars die in dit overzicht ontbreken, kunnen op dit moment nog helemaal geen declaraties via VECOZO verwerken.

naar inhoudsopgave

3 Hoe gaat het declareren via VECOZO in zijn werk?

Zorg er eerst voor dat u een declaratiebestand op uw computer heeft staan, dat is aangemaakt conform de Vektis-standaard. Het is gebruikelijk dat deze declaratiebestanden worden aanmaakt via een declaratieprogramma. Wanneer u nog niet beschikt over een declaratieprogramma dan kunt u het best contact opnemen met uw koepelorganisatie om u te laten informeren over wat voor u de mogelijkheden zijn.

Vervolgens gaat u naar de VECOZO website en logt u in met uw certificaat. Kies nu voor 'Toepassingen' > 'Declareren' > 'Indienen'. U ziet vervolgens een scherm met drie invulvelden. Het invulveld ?Referentie? hoeft u niet verplicht in te vullen, maar kan wel handig zijn als u uw declaraties later terug wilt zoeken. U kunt hier bijv. de periode waarover u declareert invullen. In het tweede invulveld staat uw e-mail adres al ingevuld. Indien nodig kunt u dit wijzigen. Bij het derde invulveld kunt u met de knop 'Bladeren' zoeken naar de locatie waar u uw declaratiebestand heeft opgeslagen. Dit bestand kunt u vervolgens openen, waarna het in het invulveld achter 'Declaratiebestand' komt te staan. Het veld notificatie waar u een vinkje kan zetten zorgt ervoor dat u een email ontvangt op het moment dat de de zorgverzekeraar de declaratie heeft afgehandeld of afgekeurd.

Nu klikt u onderaan op de knop 'Indienen'. Het bestand wordt dan ingelezen en de gegevens uit dit bestand worden in een volgend scherm getoond. Vooraan in de kolom 'Status' staat een leeg vierkantje. Dit vinkt u aan door op het vierkantje te klikken en hierna klikt u op de link 'Accordeer geselecteerde declaraties' onderaan op de pagina. De declaratie zal nu worden verzonden.

naar inhoudsopgave

4 Kan ik meerdere bestanden tegelijk indienen?

Wanneer u meerdere declaratiebestanden tegelijk wilt indienen dient u deze bestanden gebundeld in een zip-bestand te zetten. De handelingen om dit bestand in te dienen blijven hetzelfde als met een enkel (niet gezipt) bestand. Voor meer informatie over het aanmaken van zip bestanden verwijzen wij u naar de handleiding met uitleg over het declareren. In deze handleiding is een apart hoofdstuk gewijd aan het maken van zip-bestanden. Let op! U kunt maximaal 30 bestanden in 1 zip-bestand plaatsen als u dit via VECOZO wilt verzenden!

naar inhoudsopgave

5 Hoe kan ik zien of mijn declaratie goed is aangekomen?

Na het indienen van uw declaratie zal meteen de status hiervan veranderen. Er zijn twee mogelijkheden:
(1) de declaratie wordt verzonden en de status verandert in 'Indienen voltooid; wordt verzonden naar zorgverzekeraar'. De status zal automatisch veranderen naar 'Succesvol ontvangen door zorgverzekeraar' op het moment dat de zorgverzekeraar uw declaratie heeft ontvangen. In dit geval is alles goed gegaan en zal de declaratie door de desbetreffende verzekeraar in behandeling worden genomen en afgehandeld.
(2) de declaratie wordt afgekeurd. In dit geval staat er ook altijd een reden voor de afkeuring bij (dit kunt u zien wanneer u met uw muis het icoontje in de kolom 'Status' aanwijst). Mocht u niet weten wat deze afkeuringsreden betekent, dan kunt u contact opnemen met de VECOZO helpdesk: tel. 013-4625641 of e-mail: helpdesk@vecozo.com. Zij kunnen u hierbij verder helpen.

naar inhoudsopgave

6 Hoe kan ik zien hoe ver de zorgverzekeraar is met mijn declaratie?

U kunt een overzicht oproepen van al uw ingediende declaraties over de afgelopen maand. Dit doet u door op 'Toepassingen - Declareren - Zoeken - Actuele declaraties - Zoeken' te klikken. In dit overzicht staat links in beeld een kolom 'Status'. In deze kolom staat bij elke declaratie een icoontje weergegeven. Om te zien wat dit icoontje betekent, kunt u er met uw muis op gaan staan, waarna er een verklaring in beeld komt te staan. Hier staat dan dat de verzekeraar uw declaratie heeft ontvangen, in behandeling heeft, of heeft afgehandeld/ betaalbaar gesteld. Wilt u de specifieke status van een declaratie weten dan dient u contact op te nemen met de helpdesk van de zorgverzekeraar.

naar inhoudsopgave

7 Hoe kan ik retourinformatie verkrijgen via VECOZO?

Voor declaraties die afgehandeld of betaalbaar gesteld zijn, stellen diverse zorgverzekeraars retourinformatie beschikbaar via de VECOZO website. De retourinformatie kunt u vinden door op het ID-nummer van de declaratie te klikken. U krijgt dan de declaratiedetails te zien en, afhankelijk van welke zorgverzekeraar de retourinformatie aanbiedt, ��n of meer bestanden die u kunt downloaden. Meer informatie over het openen van deze bestanden kunt u hieronder lezen bij 8.

naar inhoudsopgave

8 Er wordt retourinformatie aangeboden, maar hoe moet ik deze openen?

De afrekenspecificatie wordt in twee varianten aangeboden. Enerzijds zijn er bestanden die in PDF formaat worden aangeboden. Deze bestanden zijn te openen via programma's zoals Adobe Acrobat Reader. Anderzijds biedt een aantal verzekeraars ook retourbestanden aan die zijn aangemaakt conform de Vektis standaard. Deze bestanden moet u eerst opslaan op uw computer om ze daarna in te lezen in uw declaratieprogramma. Het kan zijn dat het door u gebruikte programma geen ondersteuning biedt voor het inlezen van dergelijke bestanden. Wij raden u dan aan om contact op te nemen met uw softwareleverancier met het verzoek om het inlezen van Vektis retourinformatie te ontwikkelen. Let op, de hierboven beschreven retourbestanden worden gezipt aangeleverd. Dit betekent dat u eerst het bestand moet unzippen alvorens u het bestand kunt inlezen in uw declaratieprogramma. Bestanden unzippen kan alleen maar met daarvoor geschikte software zoals Winzip of de ingebouwde zip functionaliteit in Windows zelf (alleen bij Windows XP en nieuwer).

Voor meer informatie over het inlezen van de Vektis retourinformatie raden wij u aan contact op te nemen met de softwareleverancier van uw declaratieprogramma.

naar inhoudsopgave

9 Ik heb een afgekeurde declaratie in mijn overzicht staan, kan ik deze verwijderen?

De enige mogelijkheid om een declaratie te verwijderen is wanneer het nog niet geaccordeerd is. U kunt de declaratie dan aanvinken in de kolom 'Status' en op de knop 'Verwijderen' klikken. Als u de declaratie al wel heeft geaccordeerd en u ziet dat deze meteen wordt afgekeurd, dan kunt u deze meteen verwijderen uit uw overzicht. Laat u de declaratie staan, dan kunt u de declaratie op een later tijdstip niet meer op bovenstaande manier verwijderen. Wel kunt u hem alsnog verbergen. Het voordeel hiervan is dat deze declaratie dan niet meer in uw overzicht wordt getoond, maar dat u hem wel altijd weer kunt oproepen. Het verbergen van een declaratie doet u door in het overzicht van declaraties een vinkje te zetten voor de desbetreffende declaraties en daarna onder in beeld te klikken op de link 'Verberg geselecteerde declaraties'. Onderaan uw overzicht wordt getoond hoeveel verborgen declaraties u heeft. U kunt de optie 'Toon verborgen declaraties' aanklikken, zodat u uw verborgen declaraties weer kunt inzien.

naar inhoudsopgave

10 Mijn declaratie is afgekeurd met als reden 'Afgekeurd; De code zorgverzekeraar (....) is onbekend bij VECOZO'. Wat wordt hiermee bedoeld?

Dit houdt in dat u het onjuiste UZOVI-nummer voor de zorgverzekeraar heeft opgenomen in uw declaratiebestand. De juiste UZOVI-nummers kunt u vinden in de overzichten op de pagina 'Declareren - Mogelijkheden'. Hier vindt u de namen en de bijbehorende UZOVI-nummers van alle zorgverzekeraars die zijn aangesloten op het declaratieportaal van VECOZO. Deze UZOVI-nummers moet u vervolgens aanpassen in uw declaratiebestand. Indien u niet weet hoe u het UZOVI-nummer in uw declaratiebestand kunt aanpassen, kunt u hiervoor het best contact opnemen met uw softwareleverancier.

naar inhoudsopgave

11 Mijn declaratie is afgekeurd met als reden 'Afgekeurd; Declaratiestandaard wordt niet ondersteund door de zorgverzekeraar'. Wat wordt hiermee bedoeld?

Dit kan twee oorzaken hebben. Ten eerste kan het zijn dat u heeft geprobeerd te declareren bij een zorgverzekeraar die is aangesloten op het declaratieportaal van VECOZO, maar die het declareren ondersteunt voor andere beroepsgroepen. Dit kunt u nagaan in het overzicht bij 'Toepassingen - Declareren - Mogelijkheden'. Hier ziet u ook welke Vektis standaard deze zorgverzekeraar ondersteunt.

Als er alleen een standaard wordt ondersteund die niet gebruikt wordt in uw declaratieprogramma, dan is dat de tweede mogelijke reden van afkeuring. Het kan dan zijn dat u een nieuwere versie van uw declaratieprogramma nodig heeft. Neem hierover contact op met de softwareleverancier van uw declaratieprogramma.

naar inhoudsopgave

12 Wat betekent de status 'Afgehandeld' precies?

De status 'Afgehandeld' heeft verschillende betekenissen. De declaratie kan geheel of gedeeltelijk worden uitbetaald, maar ook volledig zijn afgekeurd. De retourinfo verschaft u meer info over de precieze status van een dergelijke declaratie.

naar inhoudsopgave

13 Hoe moet ik declareren bij VGZ, IZZ en SIZ?

Vanaf 1 januari 2006 kunt u uw declaraties voor VGZ, IZZ en SIZ indienen via UZOVI-nummer 7095. IZZ (met UZOVI-nummer 9015) en SIZ (met UZOVI-nummer 9016) kunt u onder het nummer van VGZ (7095) invoeren en aanleveren. Mocht dit in uw systeem niet mogelijk zijn dan kunt u IZZ en SIZ apart bij ons aanleveren.

Volmachtbedrijven zoals Aevitae, VPZ, Turien en Co, IAK verzekeringen en Nedasco hebben een eigen UZOVI-nummer en verwerken zelfstandig declaraties en kunnen dus NIET bij VGZ worden aangeleverd. De volledige lijst met UZOVI codes kunt u vinden door te gaan naar 'Toepassingen - Declareren - Mogelijkheden'

naar inhoudsopgave

14 Wat is de bewaartermijn van mijn declaraties bij VECOZO?

Declaraties en retourinformatie zijn tot twee jaar na de laatste statuswijziging te raadplegen. Vanaf januari 2011 wordt de bewaartermijn ��n in plaats van twee jaar. Neem dus tijdig uw voorzorgsmaatregelen en download retourinformatie ouder dan een jaar als u deze later nog nodig heeft.

naar inhoudsopgave

II. Digitar

1. Wat zijn digitar-bestanden?

Digitar staat voor 'DIGItale TARieven'. Voorheen moesten fysiotherapeuten en oefentherapeuten nieuwe tariefafspraken met de zorgverzekeraars handmatig in hun systeem aanpassen. Een tijdrovende en nauwkeurige activiteit. Door een digitar-bestand te downloaden is dit is verleden tijd. De algemene tariefwijzigingen kunnen direct in de praktijksoftware worden ingelezen. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.

naar inhoudsopgave

2. Stelt VECOZO de digitar-bestanden beschikbaar?

Nee, dat doen de zorgverzekeraars via het VECOZO-portaal.

naar inhoudsopgave

3. Doen alle zorgverzekeraars mee?

De deelnemende zorgverzekeraars vindt u nadat u bent ingelogd op onze website onder de link Ik ben zorgverlener > zorgverzekeraars > informatie > overeenkomsten > VECOZO

naar inhoudsopgave

4. Wanneer kan ik de digitar-bestanden raadplegen?

De afspraak is de zorgverzekeraars de bestanden voor 01-01-2010 in het VECOZO-portaal plaatsen.

naar inhoudsopgave

5. Waar kan ik de digitar-bestanden terugvinden?

Als u bent ingelogd op de website van VECOZO, volgt u het pad Ik ben zorgverlener > zorgverzekeraars > informatie > overeenkomsten > VECOZO

naar inhoudsopgave

6. Ik zie mijn eigen tariefafspraken met een zorgverzekeraar niet terug in de lijst.

Dat klopt. Specifieke afspraken over een behandeling tussen u en een zorgverzekeraar zult u zelf alsnog handmatig moeten wijzigen.

naar inhoudsopgave

7. Moet ik na het downloaden de nieuwe tarieven nog controleren in het systeem?

Ja, u bent zelf verantwoordelijk voor de juiste gegevens in uw systeem. Een na-controle is dus altijd gewenst.

naar inhoudsopgave

30-jul-2010 18:03 WWW_SERVER03 v1.9.3.408