Home Sitemap Contact
Home Help Vraag en Antwoord Toepassingen Machtigingen
   Inloggen
  
  
Vragen over Machtigingen

Ziekenhuizen en zelfstandige behandelcentra kunnen vanaf 01-01-2012 machtigingsaanvragen digitaal indienen bij de zorgverzekeraars via het nieuwe machtigingenportaal van VECOZO. Vanaf die datum wordt afscheid genomen van de aanvragen op papier.

Voor meer informatie over het gebruik van het portaal verwijzen we u naar de handleiding op de pagina 'Help - Handleidingen'.


Draaiboek met informatie over het machtigingenportaal
Om de gebruikers zoveel mogelijk te ondersteunen bij de implementatie van het machtigingenportaal hebben de betrokken partijen een draaiboek ontwikkeld. Hierin staat onder andere relevante informatie om aan de slag te kunnen met het machtigingenportaal én wat de voordelen zijn voor de gebruiker en patiënt.


Veelgestelde vragen



I: Algemeen
  1. Hoe werkt het machtigingenportaal?
  2. Wat zijn de voordelen van het machtigingenportaal?
  3. Welke zorgverleners kunnen gebruikmaken van het machtigingenportaal?
  4. Doen alle zorgverzekeraars mee met het machtigingenportaal?
  5. Kan ik het machtigingenportaal koppelen aan mijn eigen informatiesysteem?


II: Starterspakket
  1. Wat moet ik allemaal doen om het machtigingenportaal te kunnen gebruiken?
  2. Wie binnen mijn organisatie moet toegang krijgen tot het portaal?
  3. Hebben de gebruikers opleiding nodig?
  4. Hoe regel ik voor de gebruikers toegang tot het portaal?
  5. Waar vind ik het machtigingenportaal?


III: Aanvragen / formulieren
  1. Wie kan machtigingen aanvragen?
  2. Gebruiken alle zorgverzekeraars dezelfde aanvraagformulieren?
  3. Met wie kan ik contact opnemen met vragen over het invullen van de formulieren?
  4. Als ik van tevoren al weet dat een machtiging online afgekeurd wordt, moet ik deze dan evengoed aanvragen?
  5. Op de formulieren is geen ruimte voor uitzonderingen. Kan er niet meer gewezen worden op afspraken uit het verleden over wat er wel en niet wordt vergoed?
  6. Is het verplicht om de aanvragen via het machtigingenportaal van digitale foto?s te voorzien?
  7. Een verstuurde aanvraag kan niet meer gewijzigd worden. Waarom niet, en hoe moet ik een foutieve aanvraag dan herstellen?
  8. Hoe weten wij wanneer een van de aanvraagformulieren inhoudelijk wordt gewijzigd?
  9. Voor refractiechirurgie bestaat geen DBC Zorgproduct. Hoe vraag ik hier toch een machtiging voor aan?
  10. Ptosis wordt vaak per oog behandeld. Als beide ogen niet tegelijk geopereerd worden, moet ik dan per oog een machtiging aanvragen?
  11. Op sommige versies van de limitatieve lijst zie ik een verwijzing naar formulier X00, waarom kan ik dit formulier op de website van ZN niet vinden?


IV: Beoordeling en afhandeling
  1. Is de beoordeling via het machtigingenportaal anders dan voorheen op papier?
  2. Binnen hoeveel tijd wordt een aanvraag afgehandeld?
  3. Wie stelt de verzekerde op de hoogte van de goedkeuring of afkeuring van een machtiging?
  4. Moet ik wachten met de behandeling tot de verzekerde van de verzekeraar heeft gehoord of de machtiging is goedgekeurd?
  5. Kan een machtiging die op het portaal online is goedgekeurd later nog door de zorgverzekeraar worden afgewezen?
  6. Is het mogelijk om bezwaar te maken tegen de uitkomst van een machtiging?
  7. Hoe lang is een afgegeven machtiging geldig?
  8. Wat is het verschil tussen de statussen 'goedgekeurd' en 'goedgekeurd en afgehandeld'?
  9. Bij een online goedkeuring wordt alleen een machtiging ID gegeven maar geen machtigingsnummer. Welk nummer dienen wij mee te geven in de declaratie?
  10. Wanneer vindt vergoeding vanuit de basisverzekering plaats, en wanneer vanuit de aanvullende verzekering?


V: Kaakchirurgie
  1. Waarom ontbreekt bij sommige verzekerden de mogelijkheid om voor het specialisme kaakchirurgie te kiezen?
  2. Wanneer wordt mondzorg opgenomen in het machtigingenportaal?


VI: Werking portaal
  1. Waarom kan ik niet meer dan 7 Mb aan foto?s bijvoegen?
  2. Waarom onthoudt het portaal alleen het eerste e-mailadres dat bij een aanvraag wordt opgegeven en moeten eventuele extra adressen steeds opnieuw worden ingevoerd?
  3. Kunnen de aanvraagformulieren op het machtigingenportaal uitgeprint worden?
  4. Waar kan ik terecht met aan- en opmerkingen over procedures en aanvraagformulieren?


VII: Privacy en beveiliging
  1. Zijn er afspraken over de manier waarop zorgverzekeraars omgaan met de medische informatie en foto?s die via het Machtigingenportaal worden verstrekt?
  2. Waarom kan ik binnen het portaal geen aanvragen terugzoeken op basis van patiëntgegevens?
  3. Over het resultaat van de afhandeling worden notificaties per e-mail gestuurd. Is dit wel veilig?
  4. Kunnen medewerkers van VECOZO de inhoud van de machtigingsaanvragen zien?



I ALGEMEEN


I.1 Hoe werkt het machtigingenportaal?

De aanvraagprocedure voor een machtiging is via het machtigingenportaal geheel gedigitaliseerd en deels geautomatiseerd. Omdat het portaal gekoppeld is aan Controle op Verzekeringsrecht (COV) beschikt u altijd over de juiste gegevens van verzekerde en verzekeraar. Als u aangeeft voor welke verzekerde en welke verstrekking u een machtiging wilt aanvragen, zorgt het portaal ervoor dat u het juiste aanvraagformulier op het scherm krijgt. De COV-gegevens worden automatisch overgenomen. In het aanvraagformulier worden concrete vragen over de verstrekking gesteld zodat de verzekeraar een snelle en correcte beoordeling kan doen. U levert alleen de benodigde gegevens aan en bent altijd volledig. De aanvraag wordt vervolgens via de beveiligde VECOZO-omgeving ingediend.

Omdat het aanvraagformulier is voorzien van achterliggende beslisbomen krijgt u waar mogelijk ?online? direct uitsluitsel of de machtiging is goedgekeurd of afgewezen. In een aantal gevallen moet een aanvraag eerst worden voorgelegd aan de medisch adviseur van een zorgverzekeraar. U krijgt een notificatie per e-mail zodra dat is gebeurd. Het resultaat van deze ?offline? beoordeling wordt via het machtigingenportaal aan u teruggekoppeld. Op het portaal kunt u controleren of de aanvraag is goedgekeurd en onder welke voorwaarde, of wat de reden van afwijzing is.

naar inhoudsopgave


I.2 Wat zijn de voordelen van het machtigingenportaal?

Het machtigingenportaal kent een aantal voordelen boven de papieren procedure:
? De aanvraagprocedure verloopt via internet sneller en veiliger dan via de post.
? In een aantal gevallen hebt u direct uitsluitsel of de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.
? Machtigingen kunnen niet kwijtraken of op een stapel terechtkomen waar ze vergeten worden.
? U heeft altijd inzicht in de status van uw machtigingsaanvraag. Statuswijzigingen worden per e-mail verzonden naar de aanvrager.
? Aan de hand van de antwoorden die u geeft wordt het aanvraagformulier opgebouwd. De kans dat de zorgverzekeraar foutieve of onvolledige informatie ontvangt is daardoor aanzienlijk verkleind.
? De verzekeraar bepaalt welke informatie men van u nodig heeft en stelt hiervoor de benodigde vragen. U hoeft zich dus niet af te vragen wat u allemaal op het formulier moet vermelden en levert niet meer informatie aan dan nodig.
? De machtigingen zijn digitaal beschikbaar waardoor u ook digitaal kunt archiveren in plaats van op papier.
? Machtigingen zijn voor iedereen binnen uw organisatie (mits geautoriseerd) op dezelfde plek terug te vinden in het portaal. Dit is handig voor het maken van afspraken, maar ook voor bijvoorbeeld de financiële administratie.
? U kunt uw eigen softwarepakket/systeem koppelen aan het machtigingenportaal:
- Via de ?instroomservice? worden alle gegevens die in uw informatiesysteem al bekend zijn (verzekerde en diagnose) aan het portaal doorgegeven en komt u direct op de eerste pagina van het aanvraagformulier op het machtigingenportaal terecht.
- Via uw webservice worden automatisch terugkoppelingen van elke (status)wijziging verstuurd naar uw eigen softwarepakket/systeem.

naar inhoudsopgave


I.3 Welke zorgverleners kunnen gebruikmaken van het machtigingenportaal?

Het machtigingenportaal is beschikbaar voor ziekenhuizen (specialisten, assistenten, medewerkers financiën etc) en zelfstandige behandelcentra. Zij kunnen via het portaal aanvragen voor dermatologie, plastische chirurgie, oogheelkunde, KNO en heelkunde raadplegen en/of indienen. Voor welke behandelingen een machtiging nodig is kunt u zien in de limitatieve lijsten voor medisch specialistische zorg en kaakchirurgie.

Het aanvragen voor kaakchirurgie via het machtigingenportaal wordt nog niet door alle zorgverzekeraars ondersteund. Bovendien is kaakchirurgie vooralsnog alleen beschikbaar voor ziekenhuizen, en niet voor zelfstandige behandelcentra.

In de loop van 2012 wordt het portaal ook geschikt gemaakt voor het aanvragen van machtigingen van andere zorgsoorten, zoals bijvoorbeeld mondzorg en leveranciers hulpmiddelen.

naar inhoudsopgave


I.4 Doen alle zorgverzekeraars mee met het machtigingenportaal?

Ja, per januari 2012 doen ALLE zorgverzekeraars mee met het machtigingenportaal.

naar inhoudsopgave


I.5 Kan ik het machtigingenportaal koppelen aan mijn eigen informatiesysteem?

Het aanvragen van een machtiging zal altijd op het machtigingenportaal zelf moeten gebeuren, maar het is wel mogelijk om een koppeling te maken tussen uw informatiesysteem en het machtigingenportaal. Dit kan op twee fronten:

? Het koppelen ten behoeve van het aanvragen van machtigingen: de instroomservice.
Via de instroomservice worden alle gegevens die in uw informatiesysteem al bekend zijn (verzekerde en diagnose) aan het portaal doorgegeven. Daarna wordt u via een link direct naar de juiste pagina van het aanvraagformulier op het machtigingenportaal geleid, en kunt u de aanvraag verder online indienen.

? Het koppelen ten behoeve van terugkoppelingen van zorgverzekeraars via een webservice.
Via de webservice worden alle statuswijzigingen en aanvullende gegevens automatisch overgenomen in uw softwarepakket, zodat u daarin altijd over de actuele status van elke machtiging beschikt. In dat geval hoeft u niet meer naar het Machtigingenportaal om een machtiging op te zoeken.

Voor beide mogelijkheden dient een aanpassing gedaan te worden aan uw softwarepakket. Neemt u daarvoor contact op met uw softwareleverancier.

Instanties die gebruik willen maken van een webservice dienen poort 443 te gebruiken en i.v.m. de noodzakelijke broker-instellingen een aantal gegevens aan VECOZO door te geven:
? de endpoint (URL) van de webservice
? SOAP versie: 1.1 of 1.2
? MTOM: ja of nee
? een e-mailadres waarnaar notificaties m.b.t. foutmeldingen van de webservice naartoe kunnen worden verstuurd.

naar inhoudsopgave


II STARTERSPAKKET


II.1 Wat moet ik allemaal doen om het machtigingenportaal te kunnen gebruiken?

Voordat u met het machtigingenportaal aan de slag kunt moeten een aantal dingen geregeld worden. We hebben voor u de aandachtspunten op een rijtje gezet:

? de betrokkenen informeren
? certificaten aanvragen voor de gebruikers (aanvraagformulier).
? opleiden van de gebruikers
? verspreiden van ondersteunend materiaal
? aansluiting op uw eigen informatiesysteem (optioneel, zie I.5)

U kunt deze aandachtspunten met toelichting downloaden in de vorm van een checklist downloaden.

naar inhoudsopgave


II.2 Wie binnen mijn organisatie moet toegang krijgen tot het portaal?

Dit is afhankelijk van de werkwijze die u hanteert binnen uw organisatie en welke medewerkers met machtigingen werken. Dit kan een specialist zijn, maar ook een secretariaat dat namens een specialist aanvragen indient. Daarnaast zijn er wellicht ondersteunende afdelingen die het machtigingenportaal moeten kunnen raadplegen, bijvoorbeeld voor het maken van een afspraak, of voor het versturen van een declaratie. Indien uw eigen softwarepakket niet met het machtigingenportaal is gekoppeld zullen deze medewerkers via het portaal de machtigingen moeten aanvragen en/of raadplegen.

naar inhoudsopgave


II.3 Hebben de gebruikers opleiding nodig?

We verwachten dat er geen opleiding nodig is om met het portaal te kunnen werken. Het portaal is zeer gebruiksvriendelijk en laat u stapsgewijs een machtiging aanvragen. Mocht er toch iets niet duidelijk zijn, dan zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar:

? handleiding: een document waarin alle mogelijkheden van het portaal zijn beschreven.
? presentatie: een uitgebreide presentatie van het portaal inclusief een demonstratie van alle schermen.
? checklist : een lijst met aandachtspunten waarmee u rekening moet houden voordat u met het machtigingenportaal aan de slag kunt.
? veel gestelde vragen en antwoorden: deze lijst met vragen, die anderen al voor u hebben gesteld. Alle vragen nemen we samen met de bijbehorende antwoorden in deze lijst op, zodat anderen hier ook hun voordeel mee kunnen doen.

naar inhoudsopgave


II.4 Hoe regel ik voor de gebruikers toegang tot het portaal?

De gebruikers hebben een persoonsgebonden VECOZO-certificaat nodig om toegang te krijgen tot het portaal. Dit certificaat kan door de daarvoor aangewezen contactpersoon binnen uw organisatie worden aangevraagd met behulp van het aanvraagformulier voor persoonlijke certificaten. Voor medewerkers die al een certificaat hebben kan via hetzelfde formulier uitbreiding met autorisatie voor het machtigingenportaal worden aangevraagd. We maken onderscheid tussen twee autorisatieprofielen:

? het raadplegen van machtigingen; en
? het aanvragen en raadplegen van machtigingen.

Bij het aanvragen van een certificaat kunt u aangeven of de betreffende persoon een machtiging moet kunnen aanvragen, of alleen mag raadplegen. Wij adviseren u om hier goed op te letten en dit onderscheid ook te maken, om misbruik van de informatie te voorkomen. Gebruikers die machtigingen moeten kunnen aanvragen hebben tevens autorisatie voor Controle op Verzekeringsrecht (COV) nodig.

Als er een koppeling is tussen uw eigen informatiesysteem en het machtigingenportaal (zie I.5) hoeven gebruikers die alleen machtigingen moeten kunnen raadplegen géén persoonlijk certificaat te hebben. Zij hoeven dan immers niet in te loggen op het portaal, maar kunnen de statussen in uw eigen informatiesysteem raadplegen zonder dat daar een persoonlijk certificaat voor nodig is. Mét persoonlijk certificaat kan uiteraard ook altijd op het portaal de status worden geraadpleegd.

naar inhoudsopgave


II.5 Waar vind ik het machtigingenportaal?

Nadat u bent ingelogd op onze website vindt u het machtigingenportaal onder het menu Toepassingen > Machtigingen. Als uw certificaat is geautoriseerd voor toegang tot het machtigingenportaal vindt u onder dit menu de opties ?Zoeken? en/of ?Aanvragen?.

naar inhoudsopgave


III AANVRAGEN / FORMULIEREN


III.1 Wie kan machtigingen aanvragen?

Het aanvragen van een machtiging kan zowel door de arts als door diens secretariaat gebeuren (het verlengde arm-principe). Dit is op het portaal niet anders. Het enige dat de aanvrager nodig heeft is een persoonlijk VECOZO-certificaat dat voorzien is van de juiste autorisatie.

naar inhoudsopgave


III.2 Gebruiken alle zorgverzekeraars dezelfde aanvraagformulieren?

Ja. Er is één verzekeraar waarbij de uitvraagprotocollen qua volgorde van de vragen en het proces van online/offline beoordeling iets afwijkt. De verzekeraars hebben wel zelf kunnen bepalen of een machtiging automatisch door het portaal (?online?) of door iemand bij de verzekeraar (?offline?) moet worden beoordeeld. De op het portaal gestelde vragen zijn hierbij exact hetzelfde, maar de uitkomst kan offline anders zijn.

naar inhoudsopgave


III.3 Met wie kan ik contact opnemen met vragen over het invullen van de formulieren?

Op de site van Zorgverzekeraars Nederland staan de contactgegevens vermeld van alle zorgverzekeraars die zijn aangesloten bij ZN.

naar inhoudsopgave


III.4 Als ik van tevoren al weet dat een machtiging online afgekeurd wordt, moet ik deze dan evengoed aanvragen?

De arts vraagt de machtiging aan op verzoek van de verzekerde en is op de hoogte van de regelgeving. Als de arts de verzekerde kan overtuigen dat aanvragen geen zin heeft, dan is dat prima. Als de verzekerde er op staat kan de arts de machtiging gewoon aanvragen en de afwijzing aan de verzekerde tonen, uitprinten en meegeven.

naar inhoudsopgave


III.5 Op de formulieren is geen ruimte voor uitzonderingen. Kan er niet meer gewezen worden op afspraken uit het verleden over wat er wel en niet wordt vergoed?

Of een machtiging al dan niet wordt goedgekeurd uit de Zorgverzekeringswet (Zvw) hangt af van wet en regelgeving. Of een machtiging wordt goedgekeurd uit de aanvullende verzekering hangt af van de polisvoorwaarden. Onderlinge afspraken met zorgverzekeraars hebben geen invloed op de inhoudelijke beoordeling. Wel kunt u afspraken met een zorgverzekeraar hebben over het wel of niet verplicht zijn van het indienen van een machtigingsaanvraag. Indien u twijfelt over de status van deze afspraak of naar uw idee niet alle benodigde informatie kwijt kunt op het formulier raden wij u aan om contact op te nemen met de betreffende zorgverzekeraar.

naar inhoudsopgave

III.6 Is het verplicht om de aanvragen via het machtigingenportaal van digitale foto?s te voorzien?

Nee, als er om foto?s wordt gevraagd is het gewenst, maar niet verplicht om die in digitale vorm via het machtigingenportaal aan te leveren. Als u geen faciliteiten voor digitale foto?s of het uploaden daarvan heeft kunt u de foto?s ook nasturen per post. Het voordeel van de digitale aanvraagprocedure gaat dan wel deels verloren: de beoordeling van uw aanvraag zal dan langer op zich laten wachten aangezien de verzekeraar eerst over alle gegevens moet beschikken. Die zullen bij u of bij de verzekerde worden opgevraagd.

naar inhoudsopgave


III.7 Een verstuurde aanvraag kan niet meer gewijzigd worden. Waarom niet, en hoe moet ik een foutieve aanvraag dan herstellen?

Een aanvraag wordt direct na het versturen ingelezen in de systemen van de zorgverzekeraars. Het is technisch niet mogelijk om daar nog wijzigingen in aan te brengen, omdat VECOZO niet weet wat de status van die aanvraag in die systemen is. Een foutieve aanvraag dient daarom altijd opnieuw te worden ingediend.

naar inhoudsopgave


III.8 Hoe weten wij wanneer een van de aanvraagformulieren inhoudelijk wordt gewijzigd?

Via het portaal wordt altijd het juiste formulier getoond. De aanvraagformulieren die in het portaal worden gebruikt zijn beschikbaar gesteld op de website van ZN en voorzien van een versienummer. Op dit moment zijn de formulieren nog aan verandering onderhevig, omdat ze in het kader van de nazorg van het project nog worden verbeterd. In de toekomst zullen de formulieren 1 á 2 maal per jaar worden aangepast, op basis van nieuwe wet- en regelgeving en nieuwe polisvoorwaarden. Dit zal op vaste tijdstippen gebeuren.

naar inhoudsopgave


III.9 Voor refractiechirurgie bestaat geen DBC Zorgproduct. Hoe vraag ik hier toch een machtiging voor aan?

Op de limitatieve lijst medisch specialistische hulp is refractiechirurgie wel opgenomen, maar binnen DOT is hier geen DBC zorgproduct voor opgenomen. De wetenschappelijke vereniging oogheelkunde gaat een wijzigingsverzoek indienen bij DBC onderhoud. Daar refractiechirurgie niet opgenomen is in DOT, staat deze behandeling ook niet op de limitatieve lijst die DBC onderhoud uitlevert. Gevolg daarvan is dat de benodigde machtiging ook niet kan verlopen via het machtigingenportaal.

In het machtigingenportaal is een link opgenomen naar een te downloaden aanvraagformulier voor deze verstrekking. U kunt de machtiging hiermee toch heel gericht aanvragen. Zodra er alsnog een DBC zorgproduct beschikbaar komt, zullen wij hiervoor een digitaal formulier opnemen in het portaal.

naar inhoudsopgave


III.10 Ptosis wordt vaak per oog behandeld. Als beide ogen niet tegelijk geopereerd worden, moet ik dan per oog een machtiging aanvragen?

Voor machtigingen is de insteek van de behandeling leidend. Als een behandeling binnen een subtraject dient plaats te vinden, dus binnen een DBC Zorgproduct, hoeft maar één machtiging aangevraagd te worden. In geval van Ptosis is dat ook het geval. Ooglidptosis kan heel goed eenzijdig voorkomen, maar als het beiderzijds moet worden behandeld is het één DBC, en dus één machtiging.

naar inhoudsopgave


III.11 Op sommige versies van de limitatieve lijst zie ik een verwijzing naar formulier X00, waarom kan ik dit formulier op de website van ZN niet vinden?

Het betreft een foutieve verwijzing: het formulier X00 bestaat niet. Waar naar formulier X00 wordt verwezen dient X99 te staan.

naar inhoudsopgave


IV: BEOORDELING EN AFHANDELING


IV.1 Is de beoordeling via het machtigingenportaal anders dan voorheen op papier?

De beoordeling van de digitale aanvragen worden op exact dezelfde wijze gedaan als de aanvragen op papier. Dit gebeurt op basis van de VAGZ werkwijzer (mei 2011). Het machtigingenportaal beoordeelt de aanvragen op basis van de Zorgverzekeringswet (Zvw).

Voor enkele verstrekkingen waarvoor in veel gevallen vergoeding uit de AV plaatsvindt, stuurt het portaal de aanvraag na een negatieve beoordeling uit de Zvw door naar de zorgverzekeraar voor beoordeling uit de aanvullende verzekering (AV). In deze gevallen zal de zorgverzekeraar via het machtigingenportaal een terugkoppeling geven over het al dan niet vergoeden uit de AV. In alle andere gevallen wijst het portaal de machtiging af vanuit de Zvw en vindt geen beoordeling vanuit de AV plaats. Het is daarna aan de zorgverzekeraar en de verzekerde om onderling afspraken te maken over een eventuele vergoeding uit de AV. Hier hoeft een zorgverlener zich niet mee bezig houden.

Verstrekkingen die niet op de limitatieve lijst voor medisch specialistische zorg staan hoeven/kunnen nooit via het Machtigingenportaal worden aangevraagd. Of deze verstrekkingen in aanmerking komt voor vergoeding staat buiten het machtigingenproces en dient door de verzekerde met de zorgverzekeraar te worden afgestemd.

naar inhoudsopgave


IV.2 Binnen hoeveel tijd wordt een aanvraag afgehandeld?

In een aantal gevallen krijgt u direct uitsluitsel of de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen: op het machtigingenportaal vindt online een toetsing plaats op basis van de wet- en regelgeving conform de Zorgverzekeringswet (Zvw). In andere gevallen, als er bijvoorbeeld foto?s of andere documenten beoordeeld moeten worden, zal de aanvraag offline door de zorgverzekeraar worden afgehandeld en krijgt u op een later tijdstip een e-mail waarin staat of de machtiging is goedgekeurd of afgewezen.

Ook is het mogelijk dat de zorgverzekeraar eerst extra informatie bij u of bij de verzekerde opvraagt. Navraag onder de verzekeraars laat zien dat volledig ingevulde formulieren waarbij geen extra informatie meer bij de verzekerde hoeft te worden opgevraagd binnen 1-5 werkdagen worden afgehandeld.

naar inhoudsopgave


IV.3 Wie stelt de verzekerde op de hoogte van de goedkeuring of afkeuring van een machtiging?

De zorgverzekeraar stelt de verzekerde altijd op de hoogte van de uitkomst van de machtigingsaanvraag. Zowel bij een goedkeuring als bij een afwijzing krijgt de verzekerde hierover een brief. In het geval van een afwijzing wordt ook toegelicht waarom de machtiging is afgewezen. Wanneer de machtiging is afgewezen maar de patiënt wel recht heeft op vergoeding uit de aanvullende verzekering (AV), dan zal de verzekerde ook hierover op de hoogte worden gesteld door de verzekeraar.

naar inhoudsopgave


IV.4 Moet ik wachten met de behandeling tot de verzekerde van de verzekeraar heeft gehoord of de machtiging is goedgekeurd?

Nee, zodra de machtiging in het portaal de status ?goedgekeurd? krijgt is dit een officiële machtiging met dezelfde juridische status als een papieren machtiging. De verzekerde krijgt per post ook nog een bevestiging van de verzekeraar toegestuurd, maar daar hoeft u niet op te wachten. Ook afwijzingen hebben een officiële status en mag u direct doorgeven aan de verzekerde.

naar inhoudsopgave


IV.5 Kan een machtiging die op het portaal online is goedgekeurd later nog door de zorgverzekeraar worden afgewezen?

Nee. Een online goedkeuring gebeurt op basis van de geldende wet- en regelgeving en mag om inhoudelijke redenen achteraf niet alsnog door de verzekeraar afgewezen worden.

naar inhoudsopgave


IV.6 Is het mogelijk om bezwaar te maken tegen de uitkomst van een machtiging?

Het is altijd mogelijk om schriftelijk bezwaar te maken. Het is wel belangrijk dat de verzekerde de brief met de afwijsreden afwacht voordat er bezwaar wordt ingediend. Deze brief is namelijk de definitieve beoordeling op basis van de Zvw en AV.

naar inhoudsopgave


IV.7 Hoe lang is een afgegeven machtiging geldig?

Een machtiging is geldig tot 1 jaar vanaf de toegekende ingangsdatum, tenzij de verzekeraar iets anders aangeeft in de beoordeling, of de verzekerde bij de betreffende zorgverzekeraar weg gaat. Een machtiging kan komen te vervallen als in de periode waarin de machtiging is afgegeven een poliswijziging plaatsvindt.

naar inhoudsopgave


IV.8 Wat is het verschil tussen de statussen 'goedgekeurd' en 'goedgekeurd en afgehandeld'?

Een machtiging kan op twee momenten worden goedgekeurd: online door het machtigingenportaal, of in een later stadium (offline) door de zorgverzekeraar. De status ?goedgekeurd? wordt automatisch toegekend als de machtiging op het portaal wordt goedgekeurd. De zorgverzekeraar moet nog er vervolgens nog een machtigingsnummer aan toekennen (zie IV.9), en zal de status daarna wijzigen in ?goedgekeurd en afgehandeld?. Ook aanvragen die door het portaal naar de verzekeraar worden doorgestuurd en offline worden goedgekeurd krijgen eveneens de status ?goedgekeurd en afgehandeld?.

naar inhoudsopgave


IV.9 Bij een online goedkeuring wordt alleen een machtiging ID gegeven maar geen machtigingsnummer. Welk nummer dienen wij mee te geven in de declaratie?

Het machtiging ID is een uniek nummer dat door het portaal aan een machtiging wordt toegekend en is bedoeld om de machtiging gemakkelijk te kunnen terugvinden. Dit ID kan niet worden gebruikt in de declaratie; daarvoor is het machtigingsnummer bedoeld. De zorgverzekeraar zal een online goedgekeurde machtiging zo snel mogelijk in behandeling nemen, hier een machtigingsnummer aan toekennen en dat terugkoppelen door de status van de aanvraag te wijzigen in ?goedgekeurd en afgehandeld?. Van deze wijziging ontvangt u een notificatie per e-mail.

naar inhoudsopgave


IV.10 Wanneer vindt vergoeding vanuit de basisverzekering plaats, en wanneer vanuit de aanvullende verzekering?

Via het machtigingenportaal worden machtigingen voor medisch specialistische zorg aangevraagd voor zover deze voorkomen op de limitatieve lijst van ZN. Bij de aanvraag wordt bepaald of de behandeling in aanmerking komt voor vergoeding vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw).

Voor enkele verstrekkingen waarvoor in veel gevallen vergoeding uit de aanvullende verzekering plaatsvindt (correctie bovenoogleden en afstaande oren), stuurt het portaal de aanvraag na een negatieve beoordeling uit de Zvw door naar de zorgverzekeraar voor beoordeling uit de AV. Bij goedkeuring wordt in dat geval wél een machtiging afgegeven, maar zónder medische indicatie. Dit wordt door de zorgverzekeraar aangegeven in het veld ?voorwaarden? onderaan het detailscherm. Hierin staat dan vermeld ?AV geen medische indicatie?.

Bij de overige behandelingen kan het in een enkel geval zo zijn dat de machtiging in eerste instantie vanuit de Zvw door het portaal wordt afgewezen, maar dat de zorgverzekeraar constateert dat de verzekerde toch voor (gedeeltelijke) vergoeding in aanmerking komt vanuit de AV. Hierover zal de zorgverzekeraar dan contact opnemen met de verzekerde. Dat gaat verder buiten de aanvraag om. In 2012 wordt deze werkwijze betrokken in de verdere doorontwikkeling van het machtigingenportaal.

Verstrekkingen die niet op de limitatieve lijst staan hoeven en kunnen niet worden aangevraagd: het betreft dan niet- verzekerde zorg. De verzekerde kan wel bij de zorgverzekeraar vragen of er vergoeding mogelijk is vanuit de AV, maar in dat geval is er geen sprake meer van geen machtiging.

naar inhoudsopgave


V: KAAKCHIRURGIE


V.1 Waarom ontbreekt bij sommige verzekerden de mogelijkheid om voor het specialisme kaakchirurgie te kiezen?

Nog niet alle zorgverzekeraars ondersteunen het aanvragen van machtigingen kaakchirurgie via het machtigingenportaal. De verzekerde die u heeft opgezocht is bij een van deze verzekeraars verzekerd.

naar inhoudsopgave


V.2 Wanneer wordt mondzorg opgenomen in het machtigingenportaal?

De formulieren mondzorg zijn nog in ontwikkeling. Omdat de beoordelingen ingewikkeld in elkaar zitten is dit een traject dat veel aandacht vereist. Er is dan ook nog geen concrete planning voor de toevoeging van mondzorg aan het machtigingenportaal.

naar inhoudsopgave


VI: WERKING PORTAAL


VI.1 Waarom kan ik niet meer dan 7 Mb aan foto?s bijvoegen?

De maximale grootte van 7 Mb kan helaas niet worden vergroot, omdat er beperkingen zijn aan de omvang die beveiligd kan worden verstuurd. Er zijn wel diverse programmaatjes in omloop om uw foto?s eenvoudig te verkleinen.

Een zorgverzekeraar zal de machtiging overigens nooit afwijzen omdat er geen foto?s zijn bijgevoegd, maar die alsnog bij de patiënt of bij u opvragen. Dit is echter wel een vertragende factor, dus kunnen de foto?s beter direct worden toegevoegd.

naar inhoudsopgave


VI.2 Waarom onthoudt het portaal alleen het eerste e-mailadres dat bij een aanvraag wordt opgegeven en moeten eventuele extra adressen steeds opnieuw worden ingevoerd?

Deze kwestie wordt meegenomen als verbeterpunt op de wensenlijst voor de vervolgontwikkeling van het machtigingenportaal.

naar inhoudsopgave


VI.3 Kunnen de aanvraagformulieren op het machtigingenportaal uitgeprint worden?

De formulieren op het portaal zijn niet uit te printen. Alle aanvraagformulieren zijn, voorzien van een versienummer, wel te vinden op de website van ZN. De formulieren kunnen aan verandering onderhevig zijn, dus controleer regelmatig of u nog de juiste versie gebruikt.

naar inhoudsopgave


VI.4 Waar kan ik terecht met aan- en opmerkingen over procedures en aanvraagformulieren?

Met inhoudelijke vragen en opmerkingen over procedures en aanvraagformulieren kunt u in eerste instantie terecht bij de zorgadministratie van uw eigen ziekenhuis. Die is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, kan uw vraag beoordelen en indien nodig contact opnemen met de volgende contactpersonen van uw beroepsvereniging of branche-organisatie:

Orde van medisch specialisten:
mevr. H Toornstra: h.toornstra@orde.nl, 030 - 282 36 50

NVZ:
mevr J. Baars: j.baars@nvz-ziekenhuizen.nl, 030 - 273 93 97

NFU:
dhr C.A.J. Oosters: c.a.oosters@amc.uva.nl, 020 - 566 28 37

ZKN:
dhr M. Lamers: marijn.lamers@zkn.nl, 070 - 317 79 80

ZN:
dhr G. Salemink, arts M&G: g.salemink@zn.nl, 030 - 698 85 70
mevr J.M. Pino: j.pino@zn.nl, 030 - 698 84 28

naar inhoudsopgave


VII: PRIVACY EN BEVEILIGING


VII.1 Zijn er afspraken over de manier waarop zorgverzekeraars omgaan met de medische informatie en foto?s die via het Machtigingenportaal worden verstrekt?

Deze informatie wordt, net als de aanvragen die op papier binnen kwamen, behandeld volgens de gedragscode verwerking persoonsgegevens zorgverzekeraars.

naar inhoudsopgave


VII.2 Waarom kan ik binnen het portaal geen aanvragen terugzoeken op basis van patiëntgegevens?

In het kader van de wettelijke privacy-voorschriften en informatiebeveiliging zijn de patiëntgegevens in de database van VECOZO versleuteld. Op versleutelde gegevens kan niet gezocht worden. Wij raden u aan om zoveel mogelijke via uw eigen ZIS te werken. U kunt uw ZIS middels een webservice koppelen aan het Machtigingenportaal, waardoor u alle gegevens beschikbaar hebt in uw eigen (beveiligde) omgeving (zie I.5).

naar inhoudsopgave


VII.3 Over het resultaat van de afhandeling worden notificaties per e-mail gestuurd. Is dit wel veilig?

Ja. In de notificaties worden geen patiëntgegevens of medische gegevens genoemd; deze zijn alleen beschikbaar binnen uw ZIS of op de beveiligde omgeving van het machtigingenportaal.

naar inhoudsopgave


VII.4 Kunnen medewerkers van VECOZO de inhoud van de machtigingsaanvragen zien?

Medewerkers van VECOZO hebben geen toegang tot de medische gegevens zoals de aanvraag- en samenvattings-PDF?s, foto?s en andere bijlagen.

naar inhoudsopgave
17-mei-2012 14:50 PRD-WWW03V v1.10.0.0