Hoe dien ik een Wmo of Jeugdwet declaratiebericht in?

Antwoord

Om een Wmo of Jeugdwet declaratiebericht in te dienen logt u met uw persoonlijk certificaat in op het VECOZO-portaal, kiest u indien nodig voor de grondslag ‘Wmo’ of ‘Jeugdwet’ en kiest u onder de dienst Berichtenverkeer Wmo of Berichtenverkeer Jeugdwet voor ‘Declaratie/factuurbericht indienen’.  U ziet dan het volgende scherm:

declaratieberichten-indienen-1.png

1. Bij 'Bestand' kiest u het daadwerkelijke bericht dat u wilt indienen. Voor declaraties/facturen over 2020 zijn dat 303-berichten, voor declaraties vanaf de periode 01-01-2021 zijn dat 323-berichten. De berichten kunnen als los XML-bestand of gezipt worden aangeleverd.

  • Een ZIP-bestand mag meerdere bestanden (berichten) bevatten. Het is mogelijk om maximaal 30 berichten in 1 ZIP tegelijkertijd aan te leveren van het berichtsubtype 303 of 323.
  • Het is niet mogelijk om in één ZIP-bestand zowel registratieberichten als declaraties (303- en 323-berichten) aan te leveren.

De maximale grootte van een (gezipt of ongezipt) bestand is 25 Mb.

2. Bij 'Eigen referentie' kunt u een eigen kenmerk invullen. Dit is niet verplicht. De referentie mag maximaal 100 karakters lang zijn. Let op dat u, omwille van de privacy van de cliënt, hier geen herleidbare naam of BSN invult.

Het kenmerk wordt voor alle bestanden (berichten) in het ZIP-bestand overgenomen als eigen referentie. Vult u de 'Eigen referentie' niet in? Dan wordt in deze rubriek de bestandsnaam van ieder individueel bericht overgenomen.

3. Klik op knop ‘Indienen’ om het bericht aan te bieden ter controle.

Bij het indienen van een los bericht vindt er direct al een aantal controles plaats waarbij mogelijk een foutmelding wordt getoond op het scherm.

Bij het indienen van meerdere declaratieberichten in een ZIP-bestand wordt elk bericht afzonderlijk gecontroleerd en verschijnt een resultaatscherm daarvan.

4. Via de link 'Klik hier' kunt u aangeven of u of uw instantie een notificatie per e-mail wil ontvangen bij statuswijzigingen en foutmeldingen. Dit kan worden ingesteld per type bericht, en geldt dan ook voor alle toekomstige berichten van dit type. U hoeft dit dus maar één keer in te stellen.

Resultaat van het indienen van een enkel bericht

Bij het indienen van één enkel declaratiebericht vindt al direct een aantal controles plaats. Bij afkeur wordt direct een foutmelding getoond; het bericht wordt dan niet verder verwerkt:

declaratieberichten-indienen-foutmelding.png

1. De foutmeldingen die kunnen optreden zijn:

  • Het bestand dat u wilt indienen is te groot. De maximale bestandsgrootte is 25MB.
  • Een ZIP-bestand moet minimaal 1 en maximaal 30 XML-bestanden bevatten.
  • Onleesbaar ZIP-bestand.
  • Het is niet toegestaan een Wmo-bericht onder de Jw grondslag in te dienen.
  • Het is niet toegestaan een Jw-bericht onder de Wmo grondslag in te dienen.
  • Het is niet toegestaan om een declaratiebericht bij registratieberichten in te dienen.
  • Het is niet toegestaan om een registratiebericht bij declaratieberichten in te dienen.
  • Het bestand bevat geen valide XML.
  • Bericht bevat ongeldige waarde in het veld: Afzender.
  • Bericht bevat ongeldige waarde in het veld: Ontvanger.
  • Bericht bevat ongeldige waarde in het veld: WMOAanbieder.
  • Bericht bevat ongeldige waarde in het veld: JeugdhulpAanbieder.
  • De berichtstandaard kan niet bepaald worden of deze mag niet ingediend worden.
  • De AGB-code in veld Afzender is niet eenduidig herleidbaar.
  • De AGB-code in veld Ontvanger is niet eenduidig herleidbaar.
  • De AGB-code in veld WMOAanbieder is niet eenduidig herleidbaar.
  • De AGB-code in veld JeugdhulpAanbieder is niet eenduidig herleidbaar.
  • De AGB-code in veld Afzender is niet bekend bij VECOZO.
  • De AGB-code in veld Ontvanger is niet bekend bij VECOZO.
  • De AGB-code in veld WMOAanbieder is niet bekend bij VECOZO.
  • De AGB-code in veld JeugdhulpAanbieder is niet bekend bij VECOZO.

Nadat u de fout heeft gecorrigeerd kunt u het bericht opnieuw indienen.

Als u het declaratiebericht correct heeft ingediend verschijnt een scherm met detailinformatie. Hierop vindt u de gedetailleerde informatie over het bericht, zoals de gegevens van de afzender, de geadresseerde, het ingediende bedrag en de statushistorie van het bericht.

De status van het bericht is in eerste instantie ‘Wordt verwerkt’. VECOZO voert dan nog een aantal (meer inhoudelijke) controles uit op het ingediende declaratiebericht. Dat duurt in het algemeen slechts enkele seconden.

Resultaat van het indienen van meerdere berichten in een ZIP-bestand

Als u meerdere declaratieberichten in een ZIP-bestand heeft ingediend verschijnt een overzichtsscherm met alle afzonderlijke berichten:

resultaat-declaratieberichten-indienen.png

Elk bericht uit het ZIP-bestand wordt afzonderlijk gecontroleerd. Bij berichten die niet verwerkt kunnen worden wordt een foutmelding gegeven (zie de foutmeldingen bij ‘Resultaat van het indienen van een enkel bericht’). Deze berichten kunnen na het oplossen van de fout opnieuw worden aangeboden.

1. Om naar het scherm met detailinformatie van een specifiek declaratiebericht te gaan klikt u op het blauw onderstreepte nummer vooraan de regel. Als het regelnummer niet blauw en onderstreept is heeft VECOZO het bericht niet kunnen verwerken.

2. De berichten met de tekst ‘Ter verwerking aangeboden bij VECOZO. Zie detailscherm voor het verwerkingsresultaat.’ kunnen tijdens de verwerking nog tot (meer inhoudelijke) foutmeldingen leiden; zie daarvoor het scherm met detailinformatie van dat bericht.

Als het bericht geen fouten bevat wijzigt de status naar ‘Bezorgd’. Uw bericht is dan succesvol ingediend en doorgestuurd naar de geadresseerde gemeente.

Gerelateerde pagina's

Algemeen

Registratieberichten

Declaratieberichten