Hoe open of download ik een Wmo of Jeugdwet declaratie (retour)bericht?

Antwoord

Meer informatie over een bericht en de mogelijkheid om het (retour)bestand te downloaden vindt u op het detailinformatiescherm van het betreffende bericht. Het bericht zelf vindt u via een zoekopdracht (zie ‘Hoe zoek ik een Wmo of Jeugdwet declaratiebericht’).

Bij één zoekresultaat wordt meteen het detailinformatiescherm van het gevonden bericht geopend. Bij meer dan één zoekresultaat wordt eerst een lijst getoond van alle declaratieberichten die aan de zoekcriteria voldoen. Door op een berichtregel in de lijst te klikken opent u het detailinformatiescherm van het betreffende bericht.

Het zoekresultaat toont, ook als u bijvoorbeeld op het Traceer ID van een retourbestand zoekt, altijd het heenbericht. Via het tabblad 'Gerelateerde berichten' in de detailinformatie van het bericht kunt u doorbladeren naar het retourbericht.

Let op: Dit geldt alleen voor 303- en 304-berichten (declaraties tot en met 2020), niet meer voor 323- en en 325-berichten (declaraties vanaf 2021). U kunt de 325-retourberichten zelf matchen aan de ingediende declaratie met behulp van bijvoorbeeld het factuurnummer.

Het detailinformatiescherm

Op het scherm 'Declaratiebericht detailinformatie’ ziet u de gedetailleerde informatie over het gekozen bericht, zoals de gegevens van de afzender en de geadresseerde, het ingediende en toegekende bedrag en de statushistorie van het bericht. Ook ziet u op dit scherm de eventuele retourinformatie die bij de ingediende declaratie hoort .

Dit geldt alleen voor 303-berichten (declaraties over perioden tot en met 2020), niet voor de 323-declaraties vanaf 01-01-2021. Bij die berichten is geen sprake meer van koppeling van heen- en retourbericht op basis van het conversatie ID. U kunt de declaratie en het retourbericht daarbij zelf matchen met behulp van bijvoorbeeld het factuurnummer.

declaratiebericht-detailinformatie.jpg

1. Bij 'Afzender' ziet u de partij waarvan het declaratiebericht afkomstig is:

  • bij declaraties van zorgaanbieder naar gemeente de AGB-code en de naam van de instantie die in de declaratie wordt genoemd als de instantie die de zorg heeft verleend;
  • bij berichten van gemeente naar zorgaanbieder de gemeente waarvan het retourbericht afkomstig is.

2. Bij 'Indiener' ziet u de partij die het declaratiebericht heeft ingediend:

  • bij declaraties van zorgaanbieder naar gemeente de VECOZO-code en de naam van de instantie die de declaratie namens de afzender heeft ingediend. Dit kan de afzender zelf zijn, maar ook een andere partij, waaraan de afzender een machtiging (toestemmingsverklaring) heeft afgegeven, bijvoorbeeld een overkoepelende instantie of een administratieve tussenpartij;
  • bij retourinformatie van gemeente naar zorgaanbieder staat hier vaak 'RINIS'. Dit is een geautomatiseerd knooppunt in het publieke domein waarvan veel (maar niet alle) gemeenten gebruik maken.

3. Bij 'Geadresseerde' ziet u de partij waaraan het declaratiebericht is gericht: de gemeente of de zorgaanbieder die de zorg verleent/declareert.

4. Bij 'Berichtstandaard' ziet u het type van het verzonden of ontvangen declaratiebebericht. Bij declaratieberichten kan dat een Wmo of Jeugdwet 303 bericht (de ingediende declaratie) of een Wmo of Jeugdwet 304 bericht (het retourbericht van de gemeente of VECOZO) zijn.

5. Bij 'Actie' ziet u de actie die hoort bij de betreffende berichtstandaard. De actie wordt door uw softwarepakket meegegeven of (bij handmatig indienen of afkeur van het bericht) op het VECOZO-portaal aangemaakt:

  • Wmo/Jw 303: Declareren (declaraties/facturen tot 01-01-2021);
  • Wmo/Jw 304: Declareren retour;
  • Wmo/Jw 323: Declareren (declaraties vanaf 01-01-2021);
  • Wmo/Jw 325: Declareren retour;
  • Afkeuren (het bericht is door VECOZO afgekeurd).

6. Bij 'TraceerId' ziet u het Traceer ID van het declaratiebericht. Dit ID staat niet in het bericht zelf, maar wordt door uw softwarepakket of (bij handmatig indienen) op het VECOZO-portaal aangemaakt als uniek kenmerk om het bericht binnen de keten te kunnen identificeren. Ieder heen- en retourbericht heeft zijn eigen, unieke ID.

Door op het Traceer ID te klikken kunt u de status van het bericht binnen de keten traceren.

7. Bij 'Conversatie ID' ziet u het Conversatie ID van het declaratiebericht. Via dit nummer worden declaraties en retourinformatie aan elkaar gekoppeld. Bij een ingediende declaratie is het Conversatie ID altijd gelijk aan het Traceer ID. Retourberichten krijgen een eigen, nieuw Traceer ID, maar het Conversatie ID blijft gelijk aan dat van het heenbericht.

Let op: dit geldt voor 303- en 304-berichten, maar NIET voor 323- en 325 berichten (declaraties vanaf 01-01-2021). Bij die berichten is geen sprake meer van koppeling van heen- en retourbericht op basis van het conversatie ID. U kunt de declaratie en het retourbericht zelf matchen met behulp van bijvoorbeeld het factuurnummer.

8.. Bij 'Referentie' ziet u het eigen kenmerk dat door de afzender is ingevuld. Een referentie mag maximaal 100 karakters lang zijn. Dit is geen verplicht veld, en kan dus leeg zijn.

9. Bij 'Ontvangen door VECOZO' ziet u de datum en het tijdstip waarop het declaratiebericht door VECOZO is ontvangen.

10. Bij 'Verzonden door VECOZO' ziet u de datum en het tijdstip waarop het declaratiebericht door VECOZO is doorgezonden naar de geadresseerde of diens tussenpartij/servicebureau. Bij een correct bericht is dit doorgaans binnen enkele seconden na ontvangst; in tijden van drukte en onderhoud kan dit wat langer duren.

11. Bij 'Periode' ziet u over welke periode de declaratie gaat. Deze periode heeft u opgegeven binnen het softwarepakket waarmee u de declaratie heeft aangemaakt.

12. Bij 'Ingediend bedrag' ziet u het totaalbedrag van de ingediende declaratie.

13. Bij 'Toegekend bedrag' ziet u het te vergoeden bedrag dat door de gemeente is toegekend. Als een gemeente helemaal niets vergoedt staat hier een bedrag van 0,00; als de declaratie is afgekeurd door VECOZO staat hier 0,00 of geen bedrag.

14. Bij 'Factuurnummer' ziet u het factuurnummer dat vanuit uw softwarepakket is meegegeven aan de declaratie.

15. Bij 'Berichtcode' ziet u de code die door Vektis aan de berichtstandaard is toegekend.

Bij Wmo declaraties kunnen dit zijn:

  • 416 (Declaratie Wmo)
  • 417 (Declaratie Wmo Retour)
  • 448 (Factuur Wmo)
  • 449 (Factuur Wmo retour)
  • 484 (Declareren Wmo)
  • 485 (Declareren Wmo Retour)

 

Bij Jeugdwet declaraties kunnen dit zijn:

  • 432 (Declaratie Jeugdhulp)
  • 433 (Declaratie Jeugdhulp retour)
  • 450 (Factuur Jeugdhulp)
  • 451 (Factuur Jeugdhulp retour)
  • 490 (Declareren Jeugdhulp)
  • 491  (Declareren Jeugdhulp retour)

16. Bij 'Berichtstatus' ziet u de status van het declaratiebericht. De mogelijke statussen zijn:

  • Ontvangen: het declaratiebericht is door VECOZO ontvangen, maar moet nog worden verwerkt;
  • Wordt verwerkt: het declaratiebericht wordt door VECOZO verwerkt;
  • Afgekeurd door dienst: het declaratiebericht bevat fouten en is door VECOZO afgekeurd. Herstel de fout en dien een NIEUW bericht in;
  • Verwerking voltooid: het declaratiebericht is door VECOZO verwerkt;
  • Aangeboden: het declaratiebericht is door VECOZO aangeboden aan de geadresseerde;
  • Bezorgd: het declaratiebericht is door de geadresseerde ontvangen en opgehaald (via het portaal of via de webservice/het softwarepakket, zie 18).

17. Op het tabblad 'Gerelateerde berichten' ziet u een overzicht van alle berichten die bij de declaratie horen. Dit kunnen zowel retourberichten als foutberichten zijn. De berichten zijn chronologisch gerangschikt; het ('actieve') bericht waarvan u de detailinformatie aan het bekijken bent herkent u aan het zwarte, niet-onderstreepte regelnummer.

Via dit tabblad kunt u snel naar de bijbehorende retourinformatie bladeren, en weer terug. Dit doet u door op de regel van het gewenste bericht te klikken. Het regelnummer wordt nu zwart en niet onderstreept (actief), en in de detailinformatie boven het tabblad ziet u nu de gegevens van de gekozen declaratie, de retourinformatie of foutbericht.

18. Op het tabblad 'Afleveringen' ziet u of en aan welke partijen de declaratieberichten zijn afgeleverd. Dit kan meer dan één partij zijn per aflevermethode zijn (als u aan een derde partij een toestemmingsverklaring hebt afgegeven wordt het bericht zowel aan uzelf als aan deze tussenpartij aangeboden), en meerdere aflevermethoden per partij.

  • De aflevermethoden zijn Download, Pull en Push. 'Download' wil zeggen dat het bericht is aangeboden om  via een persoonlijk certificaat op het VECOZO-portaal te worden gedownload, 'Push' en 'Pull' wil zeggen dat het bericht is aangeboden om via de webservice en uw softwarepakket te worden opgehaald. Zodra een bericht is gedownload wijzigt de status van Gereed voor ophalen naar Afgeleverd (bij Push) of Opgehaald (bij Pull en Download). De Berichtstatus (zie 16) wijzigt dan naar Bezorgd.
  • De aflevermethoden staan volledig los van elkaar; als een bericht is opgehaald via het portaal kan dit ook nog worden gedownload via uw softwarepakket, en vice versa.
    •Een bericht met de aflevermethode Push of Pull en de status Gereed voor ophalen kan via uw softwarepakket slechts éénmaal worden opgehaald. De status wijzigt dan, waardoor uw softwarepakket dit niet meer als 'nieuw' bericht ziet.
  • Een bericht met de aflevermethode Download kan binnen de bewaartermijn van drie maanden via het portaal meerdere malen worden gedownload, ook als de afleverstatus Opgehaald is.

Let op: op het tabblad Afleveringen ziet u bij berichten die u zelf heeft verzonden twee regels met de geadresseerde gemeente staan, en twee regels met 'Inlichtingenbureau'. De regels van de gemeenten zijn NIET van belang; VECOZO levert de berichten af bij het Inlichtingenbureau. Dat zorgt voor een verdere routering naar de gemeenten, maar dat is via VECOZO niet zichtbaar.

Bericht downloaden

Om een ontvangen Wmo of Jeugdwet 304-retourbericht of foutbericht te downloaden klikt u bij het 303-heenbericht op het tabblad Gerelateerde berichten op de regel van het 304-retourbericht. Op het detailinformatiescherm van het retourbericht vindt u de rechtsboven de knop Ophalen.

Bij Wmo en Jeugdwet declaraties vanaf 01-01-2012 (323- en 325-berichten) is geen koppeling meer tussen heen- en retourbericht. Via de menu-optie Declaratie zoeken kunt u de 325-retourberichten opzoeken en openen door er op te klikken.

ophalen-2.jpg

1. Aan de velden 'Afzender', 'Geadresseerde', 'Berichtstandaard' (Wmo of Jw 304 of 325) en 'Actie' (DeclarerenRetour) ziet u nu dat het om retourinformatie gaat.

2. Via de knop 'Ophalen' kunt u het bericht Ophalen en opslaan op uw pc. U kunt kiezen of u het bestand gezipt of ongezipt wilt opslaan.

3. In de kolom 'Status' ziet u de status van het bericht. De status wijzigt van 'gereed voor ophalen' naar 'Opgehaald' zodra op de knop 'Ophalen' is geklikt.

4. Op het tabblad 'Retourcodes' ziet u een of meer retourcodes die door de gemeente aan de retourinformatie zijn toegevoegd. Als een declaratie niet of niet volledig wordt vergoed geven de retourcodes aan waarom. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de betreffende gemeente.

Let op: berichten blijven tot twee maanden na de laatste statuswijziging bewaard op het VECOZO-portaal. Na deze termijn worden de berichten automatisch verwijderd en kunnen deze NIET meer worden opgehaald of ingezien. Sla berichten dus bijtijds op in uw eigen software of archief.

Zodra u een bestand via ons portaal heeft gedownload blijft het bestand nog 24 uur beschikbaar, daarna wordt het automatisch verwijderd.

Gerelateerde pagina's

Algemeen

Registratieberichten

Declaratieberichten