Hoe zoek ik een Wmo of Jeugdwet declaratiebericht?

Antwoord

Om een Wmo of Jeugdwet declaratiebericht te zoeken logt u met uw persoonlijk certificaat in op het VECOZO-portaal, kiest u indien nodig voor de grondslag ‘Wmo’ of ‘Jeugdwet’ en kiest u onder de dienst Berichtenverkeer Wmo of Berichtenverkeer Jeugdwet voor ‘Declaratie/factuur zoeken’. 

Zowel de informatie over het declaratiebericht als de payload (het downloadbare bestand zelf) worden vanaf 01-01-2019 voor de duur van twee maanden bewaard op het VECOZO-portaal. Daarvoor was de bewaartermijn zes maanden voor de informatie en drie maanden voor het bestand.

Zodra u een bestand via ons portaal heeft gedownload blijft het bestand nog 24 uur beschikbaar, daarna wordt het automatisch verwijderd.

Als u kiest voor Declaratie/factuur zoeken ziet u het volgende scherm:

decl%20zoeken.jpg

Op het zoekscherm ziet u drie verschillende mogelijkheden om naar declaraties te zoeken. Er kan slechts één van deze drie blokken tegelijk worden gebruikt; een combinatie van meerdere blokken is niet mogelijk.

Zoeken op uniek referentienummer

Ieder bericht heeft zijn eigen unieke nummer, het referentienummer. Daarnaast heeft ieder bericht ook een uniek nummer door de hele keten heen (het conversatieID), waardoor het heen- en retourbericht aan elkaar gekoppeld kunnen worden.

Bij het heenbericht zijn referentienummer en conversatieID gelijk. Bij het retourbericht wordt een nieuw referentienummer gebruikt, en blijft het conversatieID gelijk aan het referentienummer/conversatieID uit het heenbericht.

1. Om op referentienummer te zoeken tikt of kopieert en plakt u in het zoekveld het hele nummer (bijvoorbeeld 376b8765-99db-46ee-a6e0-6e68d9e2238d) en klikt u op de knop 'Zoek'.

Het nummer is inclusief koppeltekens maximaal 36 posities lang. Er dient een exacte match plaats te vinden om een eventueel zoekresultaat te krijgen. Als u maar op een deel van het nummer zoekt krijgt u als resultaat de melding 'Er zijn geen berichten voor de opgegeven zoekcriteria'.


Zoeken op periode

Via dit blok kunt u op registratieberichten binnen een bepaalde periode zoeken. De velden 'Ontvangstperiode' en 'Berichtstandaard' zijn verplicht. Via de overige velden kunt u de zoekopdracht indien gewenst verfijnen, waardoor deze een specifieker resultaat zal opleveren.

2. Bij de ontvangstperiode zijn de begin- en einddatum standaard ingevuld met de datum van vandaag. U kunt de datum aanpassen door deze zelf in te tikken, of door het pijltje naar beneden te klikken en de gewenste datums te selecteren. Tussen dag, maand en jaartal dient een koppelteken ( - ) te staan.

Het tijdstip staat bij de begindatum altijd standaard op 00:00 uur en bij de einddatum standaard op 23:59 uur. U kunt de tijd aanpassen door zelf een nieuwe tijd in te tikken. Tussen de uren en minuten moet een dubbele punt ( : ) staan.

3. Bij 'Afzender' klikt u op het pijltje naar beneden om de afzender waarnaar u zoekt te selecteren. Als zorgaanbieder zult u hier doorgaans 'Gemeente' of 'Zorgaanbieder' selecteren. Er verschijnt dan een extra knop 'Zoek gemeentecode' of 'Zoek AGB-code'.

Weet u de gemeentecode of AGB-code niet, dan kunt u via deze knop een (deel van de) naam van de gemeente of zorgaanbieder opgeven en hiernaar zoeken. Bij het zoeken naar een AGB-code kan ook op zorgsoort, postcode en/of woonplaats worden gezocht.

Klik in het zoekresultaat op de regel van de gewenste gemeente of zorgaanbieder op de knop 'Selecteer' om deze in te vullen.

4. Bij 'Geadresseerde' klikt u op het pijltje naar beneden om geadresseerde waarnaar u zoekt te selecteren. Als zorgaanbieder zult u hier doorgaans 'Gemeente' of 'Zorgaanbieder' selecteren. Er verschijnt dan een extra knop 'Zoek gemeentecode' of 'Zoek AGB-code'.

Weet u de gemeentecode of AGB-code niet, dan kunt u die via deze knop opzoeken, zoals hierboven beschreven.

5. Bij 'Ingediend door' is standaard de waarde 'Alle' geselecteerd. U ziet dan alle berichten waarbij de 'Afzender' (de AGB-code die in het registratiebericht als zorgaabieder wordt genoemd) gelijk is aan de AGB-code waaronder het persoonlijk certificaat waarmee u bent ingelogd valt. Indien gewenst kunt u dit verfijnen naar 'Derden' of 'Eigen instantie'.

Bij 'Derden' ziet u alleen de berichten waarbij de Indiener een andere partij is dan de Afzender . Dit zijn berichten die zijn ingediend door een andere AGB-code, koepel of tussenpartij waaraan u een toestemmingsverklaring heeft afgegeven, waardoor die namens uw AGB-code berichten mag indienen en ontvangen.

Bij 'Eigen instantie' ziet u alleen de berichten waarbij de Indiener gelijk is aan de Afzender. Dit zijn berichten die door de Afzender zelf zijn ingediend, zonder tussenpartij.

6. Bij 'Berichtstandaard' dient u aan te geven welk type bericht (standaard) u wilt zoeken. Dit is een verplicht zoekcriterium; er dient dus minimaal één berichttype te worden aangevinkt. Via de selecties 'Alle' en 'Geen' kunt u alle standaarden tegelijk aan- en uitvinken. Individuele standaarden kunt u via het vierkantje voor de betreffende standaarden aan- of uitvinken.

7. Bij 'Factuurnummer' kunt u zoeken op het factuurnummer van een declaratie. Dit nummer wordt in de declaratie meegegeven vanuit uw softwarepakket en mag maximaal 12 karakters lang zijn.

Er dient een exacte match plaats te vinden om een eventueel zoekresultaat te krijgen. Als u maar op een deel van het factuurnummer zoekt krijgt u als resultaat de melding 'Er zijn geen berichten voor de opgegeven zoekcriteria'.

8. Bij 'Berichtstatus' kunt u aangeven op welke berichtstatus u wilt zoeken. Standaard is de waarde 'Alle statussen' geselecteerd. Indien gewenst kunt u dit verfijnen naar een specifieke status. Deze statussen zijn:

  • Ontvangen: het declaratiebericht is door VECOZO ontvangen, maar moet nog worden verwerkt;
  • Wordt verwerkt: het declaratiebericht wordt door VECOZO verwerkt;
  • Afgekeurd door dienst: het declaratiebericht bevat fouten en is door VECOZO afgekeurd. Herstel de fout en dien een NIEUW bericht in;
  • Verwerking voltooid: het declaratiebericht is door VECOZO verwerkt;
  • Aangeboden: het declaratiebericht is door VECOZO aangeboden aan de geadresseerde;
  • Bezorgd: het declaratiebericht is door de geadresseerde ontvangen.

Zoeken op eigen referentie

Bij het indienen van de declaratieberichten kunt u zelf een eigen referentie of kenmerk aan een bericht meegegeven. Met behulp van die referentie kunt u de declaratie terugzoeken.

9. Om op eigen referentie te zoeken tikt of kopieert en plakt u in het zoekveld het gehele kenmerk dat u aan het bericht hebt meegegeven, en klikt u op de knop 'Zoek'.

Er dient een exacte match plaats te vinden om een eventueel zoekresultaat te krijgen. Als u maar op een deel van de referentie zoekt krijgt u als resultaat de melding 'Er zijn geen berichten voor de opgegeven zoekcriteria'.

Zoekresultaat

Bij één zoekresultaat wordt meteen het detailinformatiescherm van het gevonden bericht geopend. Bij meer dan één zoekresultaat wordt een lijst getoond van alle declaratieberichten die aan de zoekcriteria voldoen. Door op een berichtregel te klikken opent u het detailinformatiescherm van het betreffende bericht.

Om heen- en retourberichten overzichtelijk bij elkaar te tonen worden deze waar mogelijk aan elkaar gerelateerd via het Conversatie ID. De zoekresultaten worden getoond per Conversatie ID, dus één resultaat (regel) voor een heen- en retourbericht en/of eventuele foutberichten.

Het zoekresultaat toont, ook als u op retourbestanden zoekt, altijd de heenberichten. Via het tabblad 'Gerelateerde berichten' in de detailinformatie van het heenbericht kunt u doorbladeren naar het retourbericht.

Standaard is het zoekresultaat gesorteerd op datum en tijd, met de nieuwste berichten bovenaan.

Via de knoppen Print en Exporteer kunt u de zoekresultaten (op de getoonde pagina) uitprinten of (van berichten die aan de zoekopdracht voldoen, dus eventueel op meerdere pagina's) exporteren naar een Excel-bestand.

decl%20zoekresultaat.jpg

 

1. Via de knop 'Wijzig zoekopdracht' gaat u terug naar het zoekscherm en kunt u de eerder ingevulde gegevens wijzigen en daar weer op zoeken.

Via de knop 'Nieuwe zoekopdracht' gaat u terug naar een blanco zoekscherm; de eerder ingevulde gegevens zijn gewist.

2. Door in deze kolom te klikken gaat u naar het detailscherm van de declaratie.

3. In de kolom 'Status' ziet u de status van het declaratiebericht. De mogelijke statussen zijn:

  • Ontvangen: het declaratiebericht is door VECOZO ontvangen, maar moet nog worden verwerkt;
  • Wordt verwerkt: het declaratiebericht wordt door VECOZO verwerkt;
  • Afgekeurd door dienst: het declaratiebericht bevat fouten en is door VECOZO afgekeurd. Herstel de fout en dien een NIEUW bericht in;
  • Verwerking voltooid: het declaratiebericht is door VECOZO verwerkt;
  • Aangeboden: het declaratiebericht is door VECOZO aangeboden aan de geadresseerde;
  • Bezorgd: het declaratiebericht is door de geadresseerde ontvangen.

4. In de kolom 'Declaratie' ziet u als eerste een UUID, een uniek nummer dat niet in het declaratiebericht zelf staat, maar door uw softwarepakket of (bij handmatig indienen) op het VECOZO-portaal wordt aangemaakt als uniek kenmerk om het bericht binnen de keten te kunnen identificeren. Ieder heen- en retourbericht heeft zijn eigen, unieke ID, het Referentienummer. Bij een heenbericht is het Referentienummer gelijk aan het Conversatie ID. Een retourbericht krijgt een nieuw Referentienummer, maar behoudt hetzelfde Conversatie ID als het heenbericht, zodat het heen- en retourbericht aan elkaar gekoppeld kunnen worden.

Verder ziet u in deze kolom de datum en het tijdstip waarop het declaratiebericht door VECOZO is ontvangen en voor welke gemeente het is bestemd.

5. In de kolom 'Periode' ziet ziet u over welke periode de declaratie gaat. Deze periode heeft u opgegeven binnen het softwarepakket waarmee u de declaratie heeft aangemaakt.

6. In de kolom 'Ingediend bedrag' ziet u het totaalbedrag van de ingediende declaratie.

7. In de kolom 'Toegekend bedrag' ziet u het te vergoeden bedrag dat door de gemeente is toegekend. Als een gemeente helemaal niets vergoedt staat hier een bedrag van 0,00; als de declaratie is afgekeurd door VECOZO staat hier 0,00 of geen bedrag.

8. In de kolom 'Factuurnr.' ziet u het factuurnummer van de declaratie. Dit nummer wordt in de declaratie meegegeven vanuit uw softwarepakket.

9. In de kolom 'Eigen referentie' ziet u uw eigen referentie of kenmerk, dat u bij het indienen al of niet aan een declaratie heeft meegegeven (dit is optioneel).

10. Via de knoppen 'Vorige', 'Volgende' en de knoppen met paginanummers kunt u bij een zoekresultaat dat uit meerdere pagina's bestaat bladeren door de verschillende pagina's. Het aantal zoekresultaten per pagina (10, 25, 50 of 100) kunt u bovenaan de pagina instellen.

Gerelateerde pagina's

Algemeen

Registratieberichten

Declaratieberichten