Hoe open of download ik een Wmo of Jeugdwet registratie (retour)bericht?

Antwoord

Meer informatie over een bericht en de mogelijkheid om het (retour)bestand te downloaden vindt u op het detailinformatiescherm van het betreffende bericht. Het bericht vindt u via een zoekopdracht.

Bij één zoekresultaat wordt meteen het detailinformatiescherm van het gevonden bericht geopend. Bij meer dan één zoekresultaat wordt eerst een lijst getoond van alle registratieberichten die aan de zoekcriteria voldoen. Door op een berichtregel in de lijst te klikken opent u het detailinformatiescherm van het betreffende bericht.

Om heen- en retourberichten overzichtelijk bij elkaar te tonen worden deze waar mogelijk aan elkaar gerelateerd via het Conversatie ID. De zoekresultaten worden getoond per Conversatie ID, dus één resultaat (regel) voor een heen- en retourbericht en/of eventuele foutberichten.

Het zoekresultaat toont, ook als u bijvoorbeeld op het Traceer ID van een retourbestand zoekt, altijd het heenbericht. Via het tabblad 'Gerelateerde berichten' in de detailinformatie van het bericht kunt u doorbladeren naar het retourbericht.

Het detailinformatiescherm

Op het scherm 'Registratiebericht detailinformatie’ ziet u de gedetailleerde informatie over het gekozen heen- of retourbericht, zoals de gegevens van de afzender, de geadresseerde en de statushistorie van het bericht. Ook ziet u op dit scherm de eventuele gerelateerde (heen- of retour) berichten die bij het bericht horen.

registratiebericht-detail.jpg

1. Bij 'Afzender' ziet u de partij waarvan het registratiebericht afkomstig is:

  • bij berichten van zorgaanbieder naar gemeente de AGB-code en de naam van de instantie die in het registratiebericht wordt genoemd als de instantie die de zorg heeft verleend;
  • bij berichten van gemeente naar zorgaanbieder de gemeente waarvan het registratiebericht afkomstig is.

2. Bij 'Indiener' ziet u de partij die het registratiebericht heeft ingediend:

  • bij berichten van zorgaanbieder naar gemeente de VECOZO-code en de naam van de instantie die het registratiebericht namens de afzender heeft ingediend. Dit kan de afzender zelf zijn, maar ook een andere partij, waaraan de afzender een machtiging (toestemmingsverklaring) heeft afgegeven, bijvoorbeeld een overkoepelende instantie of een administratieve tussenpartij;
  • bij berichten van gemeente naar zorgaanbieder staat hier vaak 'Inlichtingenbureau'. Dit is een geautomatiseerd knooppunt in het publieke domein waarvan de gemeenten gebruik maken.

3. Bij 'Geadresseerde' ziet u de partij waaraan het registratiebericht is gericht: de gemeente of de zorgaanbieder die de zorg verleent.

4. Bij 'Berichtstandaard' ziet u het type van het verzonden of ontvangen registratiebericht.

5. Bij 'Actie' ziet u de actie die hoort bij de betreffende berichtstandaard. De actie wordt door uw softwarepakket meegegeven of (bij handmatig indienen of afkeur van het bericht) op het VECOZO-portaal aangemaakt:

  • Wmo/Jw 301: Toewijzen;
  • Wmo/Jw 302: ToewijzenRetour;
  • Wmo/Jw 305: AanvangenOndersteuning / AanvangenJeugdhulp;
  • Wmo/Jw 306: AanvangenOndersteuning / AanvangenJeugdhulpRetour
  • Wmo/Jw307: BeeindigenOfMuterenOndersteuning / BeeindigenOfMuterenJeugdhulp;
  • Wmo/Jw308: BeeindigenOfMuterenOndersteuning / BeeindigenOfMuterenJeugdhulpRetour;
  • Wmo/Jw 315: VerzoekToewijzing;
  • Wmo/Jw 316: VerzoekToewijzingRetour;
  • Wmo/Jw 317: VerzoekWijziging
  • Wmo/Jw 318: VerzoekWijzigingRetour
  • Wmo/Jw 319: Antwoord
  • Wmo/Jw 320: AntwoordRetour
  • Afkeuren (het bericht is door VECOZO afgekeurd).

6. Bij 'TraceerId' ziet u het Traceer ID van het registratiebericht. Dit ID staat niet in het bericht zelf, maar wordt door uw softwarepakket of (bij handmatig indienen) op het VECOZO-portaal aangemaakt als uniek kenmerk om het bericht binnen de keten te kunnen identificeren. Ieder heen- en retourbericht heeft zijn eigen, unieke nummer.

Door op het Traceer ID te klikken kunt u de status van het bericht binnen de keten traceren.

7. Bij 'Conversatie ID' ziet u het Conversatie ID van het registratiebericht. Via dit nummer worden heen- en retourberichten binnen de keten aan elkaar gekoppeld. Bij een heenbericht is het Conversatie ID altijd gelijk aan het Traceer ID. Retourberichten krijgen een eigen, nieuw Traceer ID, maar het Conversatie ID blijft gelijk aan dat van het heenbericht.

8. Bij 'Referentie' ziet u het eigen kenmerk dat door de afzender is ingevuld. Een referentie mag maximaal 100 karakters lang zijn. Dit is geen verplicht veld, en kan dus leeg zijn.

9. Bij 'Ontvangen door VECOZO' ziet u de datum en het tijdstip waarop het registratiebericht door VECOZO is ontvangen.

10. Bij 'Verzonden door VECOZO' ziet u de datum en het tijdstip waarop het registratiebericht door VECOZO is doorgezonden naar de geadresseerde of diens tussenpartij/servicebureau. Bij een correct bericht is dit doorgaans binnen enkele seconden na ontvangst; in tijden van drukte en onderhoud kan dit wat langer duren.

11. Bij 'Berichtstatus' ziet u de status van het registratiebericht. De mogelijke statussen zijn:

  • Ontvangen: het registratiebericht is door VECOZO ontvangen, maar moet nog worden verwerkt;
  • Wordt verwerkt: het registratiebericht wordt door VECOZO verwerkt;
  • Afgekeurd door dienst: het registratiebericht bevat fouten en is door VECOZO afgekeurd. Herstel de fout en dien een NIEUW bericht in;
  • Verwerking voltooid: het registratiebericht is door VECOZO verwerkt;
  • Aangeboden: het registratiebericht is door VECOZO aangeboden aan de geadresseerde;

Bezorgd: het registratiebericht is door de geadresseerde ontvangen en opgehaald (via het portaal of via de webservice/het softwarepakket, zie 13).

12. Op het tabblad 'Gerelateerde berichten' ziet u een overzicht van alle berichten die bij het (heen)bericht horen. Dit kunnen zowel retourberichten als foutberichten zijn. De berichten zijn chronologisch gerangschikt; het ('actieve') bericht waarvan u de detailinformatie aan het bekijken bent herkent u aan het zwarte, niet-onderstreepte regelnummer.

Via dit tabblad kunt u snel naar een bijbehorend bericht bladeren, en weer terug. Dit doet u door op de regel van het gewenste bericht te klikken. Dit regelnummer wordt nu zwart en niet onderstreept (actief), en in de detailinformatie boven het tabblad ziet u nu de gegevens van het gekozen heenbericht, retourbericht of foutbericht.

13. Op het tabblad 'Afleveringen' ziet u of en aan welke partijen de registratieberichten zijn afgeleverd. Dit kan meer dan één partij zijn per aflevermethode zijn (als u aan een derde partij een toestemmingsverklaring hebt afgegeven wordt het bericht zowel aan uzelf als aan deze tussenpartij aangeboden), en meerdere aflevermethoden per partij.

  • De aflevermethoden zijn Download, Pull en Push. 'Download' wil zeggen dat het bericht is aangeboden om  via een persoonlijk certificaat op het VECOZO-portaal te worden gedownload, 'Push' en 'Pull' wil zeggen dat het bericht is aangeboden om via de webservice en uw softwarepakket te worden opgehaald. Zodra een bericht is gedownload wijzigt de status van Gereed voor ophalen naar Afgeleverd (bij Push) of Opgehaald (bij Pull en Download). De Berichtstatus (zie 11) wijzigt dan naar Bezorgd.
  • De aflevermethoden staan volledig los van elkaar; als een bericht is opgehaald via het portaal kan dit ook nog worden gedownload via uw softwarepakket, en vice versa.
  • Een bericht met de aflevermethode Push of Pull en de status Gereed voor ophalen kan via uw softwarepakket slechts éénmaal worden opgehaald. De status wijzigt dan, waardoor uw softwarepakket dit niet meer als 'nieuw' bericht ziet.

Een bericht met de aflevermethode Download kan binnen de bewaartermijn van drie maanden via het portaal meerdere malen worden gedownload, ook als de afleverstatus Opgehaald is.

Let op: op het tabblad Afleveringen ziet u bij berichten die u zelf heeft verzonden twee regels met de geadresseerde gemeente staan, en twee regels met 'Inlichtingenbureau'. De regels van de gemeenten zijn NIET van belang; VECOZO levert de berichten af bij het Inlichtingenbureau. Dat zorgt voor een verdere routering naar de gemeenten, maar dat is via VECOZO niet zichtbaar.

Op het detailscherm van een 301-bericht en een 319-bericht ziet u bovenaan de pagina ook nog een knop 'Indienen retourbericht' staan. Via deze knop komt u op het scherm 'Indienen bericht' terecht, en wordt op de achtergrond het Conversatie ID uit het heenbericht onthouden en overgenomen in het 302- of 320-bericht. Hierdoor worden het heen- en retourbericht aan elkaar gekoppeld.

Bericht downloaden

Om een ontvangen 301- of 319-bericht te downloaden klikt u op de knop Ophalen, rechtsboven op het scherm.

Om een ontvangen retourbericht (306, 308, 316 of 318) of foutbericht te downloaden klikt u indien nodig eerst bij het heenbericht op het tabblad Gerelateerde berichten op de regel van het retourbericht. Op het detailinformatiescherm van het retourbericht vindt u de rechtsboven de knop Ophalen.

registratiebericht-ophalen-2.jpg

1. Via de knop 'Ophalen' kunt u het bericht Ophalen en opslaan op uw pc. U kunt kiezen of u het bestand gezipt of ongezipt wilt opslaan.

2. In de kolom 'Status' op het tabblad Afleveringen ziet u de status van het bericht. De status wijzigt van 'Gereed voor ophalen' naar 'Opgehaald' zodra op de knop 'Ophalen' is geklikt.

Let op: berichten blijven tot twee maanden na de laatste statuswijziging bewaard op het VECOZO-portaal. Na deze termijn worden de berichten automatisch verwijderd en kunnen deze NIET meer worden opgehaald of ingezien. Sla berichten dus bijtijds op in uw eigen software of archief.

Zodra u een bestand via ons portaal heeft gedownload blijft het bestand nog 24 uur beschikbaar, daarna wordt het automatisch verwijderd.

Gerelateerde pagina's

Algemeen

Registratieberichten

Declaratieberichten