De bewaartermijnen van de dienst Declareren wijzigen. Meer weten?

Wijziging dienst Declareren

Het huidige portaal van de dienst Declareren wordt vervangen door het Berichtloket. Door deze vervanging blijven we voldoen aan (wettelijke) eisen omtrent veiligheid. Daar staan we voor en werken we continu aan. 

> Ik ben een zorgaanbieder 

> Ik ben een softwareleverancier, zelfbouwer of een tussenpartij

 


Voor zorgaanbieders

Wijziging dienst Declareren

Dienst Declareren

 

Toestemmingsverklaring

Aanmelden

Voor softwareleveranciers, zelfbouwers of tussenpartijen

Migratie


Toestemmingsverklaring



Veelgestelde vragen

1. Wat houdt de wijziging in? 

Al onze diensten stappen uiteindelijk over (of zijn al overgestapt) naar het Berichtloket. Op deze manier zijn we flexibeler en sneller met de (door)ontwikkeling van onze diensten en kunnen we beter voldoen aan uw wensen en behoeften. U kunt dan bij één centraal loket terecht om berichten en declaraties in te dienen en te downloaden. Zo wordt declareren makkelijker en overzichtelijk voor u.

2. Wat betekent de wijziging voor mij?

Bent u zorgaanbieder in de GGZ of in de paramedische sector? Dan declareert u al via het Berichtloket. Voor u verandert er niets.
Voor alle andere zorgaanbieders gelden de volgende wijzigingen:

  • Eerder declareerde u (of uw tussenpartij) via ons oude portaal (Declareren-oud), en voortaan gebeurt dit via het Berichtloket (Declareren).
  • U vindt retourinformatie op hetzelfde portaal waar u ook de declaratie heeft ingediend.
  • Het VECOZO ID (declaratie ID) vervalt. Voortaan krijgt u een Conversatie ID.
  • De bewaartermijn van (aanvullende) retourinformatie en het opnieuw aanbieden daarvan wijzigt. Dat geldt ook voor aanvullende retourinformatie. Bekijk de bewaartermijnen.
  • Notificaties instellen doet u voortaan via Notificaties beheren. U kunt niet meer handmatig per declaratie of via uw softwareprogramma een e-mailadres instellen. 

3. Vanaf wanneer kan ik declareren via het Berichtloket? 

Via uw softwareprogramma kan dit vanaf het moment dat uw software- of tussenpartij de softwareaanpassing heeft gedaan. U kunt nu al handmatig op onze website declareren via het Berichtloket.

4. Kan ik blijven declareren via de website? 

Ja, u kunt declaraties indienen via 'Mijn diensten > Declareren > indienen'. U komt dan automatisch in het Berichtloket.

5. Wanneer gebruik ik 'Declareren-oud' en wanneer 'Declareren'? 

Declareren-oud is het oude portaal. Als u via deze weg declaraties indient, vindt u de retourinformatie en ingediende declaraties ook via Declareren-oud.

Declareren is onderdeel van het Berichtloket. Als u retourinformatie en declaraties via deze weg indient, kunt u deze via het Berichtloket bekijken.

6. Tot wanneer kan ik declareren via Declareren-oud? 

Tot 1 juni 2025. Vanaf dan declareert u via het Berichtloket.

U kunt via Declareren-oud eerder ingediende declaraties met bijbehorende retourinformatie inzien.

7. Waar vind ik het Berichtloket? 

Ga hiervoor naar Mijn Diensten > Berichtloket. Via het menu 'Mijn Diensten > Declareren > Declaratie indienen en Declaratie zoeken' komt u automatisch in het Berichtloket.

8. Waar vind ik mijn retourinformatie? 

U vindt de retourinformatie in hetzelfde portaal waar u de declaratie heeft ingediend.

9. Wat verandert er in de bewaartermijnen? 

De bewaartermijn van declaraties, (aanvullende) retourinformatie en het opnieuw aanbieden daarvan wijzigt. 

Geen zorgen: u hoeft niet binnen 24 uur de retourinformatie te downloaden. Pas zodra u klikt op het handmatig downloaden van een bericht, blijft dit bestand (de payload) 24 uur bewaard. 

Bekijk alle bewaartermijnen.

 

10. Geldt de migratie alleen voor declaratiestromen op basis van ASCII-standaarden? 

De migratie gaat over het declaratieverkeer op basis van ASCII-standaarden (flatfiles). Het declaratieverkeer op basis van GZ321 (gespecialiseerde GGZ) hoeft niet te migreren. Deze standaard gaat namelijk over naar de generieke declaratiestandaard (GDS).  

Op basis van GZ321 kon gedeclareerd worden tot 1 januari 2025 via het oude koppelvlak. Deze standaard kan niet meer gebruikt worden. 

 

11. Is er een aanpassing in de software vereist? 

Voor partijen die via een webservice declareren is er een aanpassing in de software vereist. De aanpassing betreft uitsluitend het koppelvlak voor verzenden en ontvangen van berichten en heeft geen betrekking op de inhoud van berichten (de payload).    

Reserveer tijd om de koppeling met de Berichtenservice tijdig te (laten) realiseren. U vindt alle technische informatie in het document 'Berichtuitwisseling – Declareren Zvw-Wlz’ op onze testomgeving.  

12. Hoe kan ik als softwarepartij de dienst Declareren testen en wat heb ik hiervoor nodig? 

Lees meer informatie.

13. Waar kan ik terecht met vragen over de migratie? 

Stuur een e-mail naar migratiedeclareren@vecozo.nl.   

14. Heb ik een toestemmingsverklaring nodig? 

Er moet een toestemmingsverklaring ingesteld worden als de indiener niet gelijk is aan de afzender.

Is de indiener* gelijk aan de afzender**? Moet er een toestemmingsverklaring ingesteld worden?
Ja Nee
Nee Ja. Bekijk meer informatie. 
Nee, de indiener is een andere zorgaanbieder met een andere AGB-code van een andere juridische entiteit (KvK-nummer). Nee, dit is niet mogelijk. De indiener kan geen declaraties meer indienen voor de afzender.

* De indiener is de partij die het bericht daadwerkelijk indient.
** De afzender is de partij waarvan het bericht afkomstig is.

15. Hoe stel ik een toestemmingsverklaring in? 

Dat ligt eraan of u een interne of externe toestemmingsverklaring nodig heeft. Bekijk het stappenplan. 

16. Moet ik een interne of externe toestemmingsverklaring inregelen? 

'Interne' toestemming geeft u aan een AGB-code binnen dezelfde onderneming.  

‘Externe’ toestemming geeft u aan een tussenpartij Software of tussenpartij Administratief. Factoring partijen hebben geen toestemming nodig. 

Meer informatie over toestemmingsverklaringen vindt u op: Wat is een toestemmingsverklaring?. 

17. Het lukt me niet om een toestemmingsverklaring in te stellen? 

Dat kan verschillende oorzaken hebben: 

  • Alleen de contactpersoon van de betreffende AGB-code kan een toestemmingsverklaring instellen.
  • Het maximum in te stellen toestemmingsverklaringen is bereikt. 
    U moet de huidige toestemmingsverklaring beëindigen De volgende dag kunt u een nieuwe toestemmingsverklaring instellen.

Heeft u toch een extra toestemmingsverklaring nodig? Neem dan contact met ons op. 

18. Hoe beëindig ik een toestemmingsverklaring?

Lees meer informatie.

19. De partij aan wie ik de toestemmingsverklaring wil afgeven staat niet in het overzicht. 

Interne toestemmingsverklaring
In het overzicht staan alle vestigingen die zijn aangesloten bij VECOZO en recht hebben op de geselecteerde VECOZO-dienst. Moet er een vestiging (AGB-code) toegevoegd worden? Gebruik dan het aanvraagformulier. Vul de gevraagde gegevens in en kies bij de vraag ‘Wat wilt u wijzigen’ voor ‘Toevoegen AGB-codes’. Nadat wij de aanvraag verwerkt hebben kunt u de betreffende vestiging selecteren. 

Externe toestemmingsverklaring
In het overzicht staan alle tussenpartijen die een overeenkomst met ons hebben. Staat uw tussenpartij er niet tussen? Dan betekent dit dat zij geen overeenkomst met VECOZO hebben voor de gekozen dienst of gebruikmaken van een andere naam. Neem in dat geval contact op met uw tussenpartij Software of tussenpartij Administratief.

20. Kunnen er meerdere toestemmingsverklaringen voor één dienst worden ingesteld?

Lees meer informatie.

21. Heeft mijn klant een toestemmingsverklaring nodig? 

Er moet een toestemmingsverklaring ingesteld worden als de indiener gelijk is aan de afzender.

Is de indiener* gelijk aan de afzender**? Moet er een toestemmingsverklaring ingesteld worden?
Ja Nee
Nee Ja. Bekijk meer informatie. 
Nee, de indiener is een andere zorgaanbieder met een andere AGB-code van een andere juridische entiteit (KvK-nummer). Nee, dit is niet mogelijk.

* De indiener is de partij die het bericht daadwerkelijk indient.
** De afzender is de partij waarvan het bericht afkomstig is.

22. Heb ik inzage in de ingeregelde toestemmingsverklaringen als Tussenpartij Administratief of Tussenpartij Software? 

Lees meer informatie.

23. Ik kan de retourinformatie van mijn zorgaanbieder niet inzien   

We controleren of er een geldige toestemmingsverklaring is, en of de indiener van het bericht gelijk is aan de ontvanger van de retourinformatie. Heeft u de declaratie niet zelf ingediend? Dan kunt u de retourinformatie niet inzien.

24. Hoe meld ik me aan bij VECOZO?   

Lees meer informatie.

25. Hoe voeg ik een AGB-code toe aan mijn bestaande overeenkomst met VECOZO? 

Als de onderneming al is aangesloten bij ons, maar een AGB-code nog niet op de overeenkomst staat, moet u deze toevoegen. Volg hiervoor deze stappen: 

  • Vul het formulier ‘Wijzigen gegevens van de onderneming’ in. 
  • Vink de optie ‘Toevoegen AGB-codes’ aan. 
  • Verstuur het formulier door op de blauwe button ‘Versturen’ te klikken onderaan het formulier. 
  • U ontvangt van ons een bericht zodra de AGB-code is toegevoegd.