Voor het zoeken naar declaraties binnen diensten die zijn aangesloten op het Berichtloket (op dit moment alleen Berichtenverkeer Wmo en Jeugdwet, en GDS declaraties) is een aparte zoekfunctie gemaakt. De declaraties zijn weliswaar ook gewoon te vinden via het menu Berichten zoeken, maar bij declaraties is vaak specifieke informatie gewenst. Die informatie wordt snel en overzichtelijk getoond via het menu Declaraties zoeken.

Om specifiek naar declaraties te zoeken klikt u in het Berichtloket of de dienst waarin u werkt op het menu Declaraties zoeken. Het onderstaande scherm verschijnt:

Op dit scherm ziet u bovenaan een aantal zoekcriteria waarmee u naar declaraties kunt zoeken (kunt 'filteren'). Onder de filter-opties ziet u een lijst met declaraties die aan het opgegeven zoekfilter voldoen. Om de gegevens over een individuele declaratie te bekijken of de retourinformatie daarvan te downloaden klikt u op de regel van de gewenste declaratie. Hierdoor opent het detailscherm van die declaratie.

Het zoekresultaat is standaard gesorteerd op datum en tijd, met de laatst ingediende declaraties bovenaan. U kunt de lijst ook op een van de andere kolommen sorteren. Door op de kolomtitel te klikken kunt u het zoekresultaat oplopend of aflopend sorteren.

• Afzender:
  De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in de declaratie van de partij waarvan de declaratie afkomstig is;
• Geadresseerde:
  De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode van de partij waarnaar de declaratie verstuurd is;
• Declaratienummer:
  Het declaratie/factuurnummer uit het ingediende declaratie-bestand;
• Ingediend bedrag:
  Het totaalbedrag uit het ingediende declaratie-bestand;
• Toegekend bedrag:
  Het totaalbedrag dat volgens de retourinformatie is vergoed. Staat in deze kolom nog geen bedrag, dan is er nog geen retourinformatie beschikbaar;
• Status:
  Een declaratie kan verschillende statussen hebben:
  
   Ontvangen door VECOZO:
  De declaratie is door VECOZO ontvangen, maar moet nog worden verwerkt;
  
    Afgekeurd door VECOZO:
  De declaratie is door VECOZO technisch afgekeurd. Op het detailscherm van de ingediende declaratie ziet u waarom;
  
    Aangeboden:
  De declaratie is door VECOZO technisch goedgekeurd en is aangeboden aan de geadresseerde;
  
    Bezorgd:
  De aangeboden declaratie is door de geadresseerde opgehaald;
  
    Volledig toegekend:
  De declaratie is door de geadresseerde inhoudelijk beoordeeld; het gedeclareerde bedrag wordt volledig vergoed;
  
    Niet volledig toegekend:
  De declaratie is door de geadresseerde inhoudelijk beoordeeld; het gedeclareerde bedrag wordt niet of niet volledig vergoed;
  
  
• Ontvangen:
  Datum en tijdstip waarop de ingediende declaratie door VECOZO is ontvangen.

Via de knoppen 'Vorige' (<) en 'Volgende' (>) kunt u bij een zoekresultaat dat uit meerdere pagina's bestaat bladeren door de verschillende pagina's. Het aantal zoekresultaten per pagina (10, 25, 50 of 100) kunt u links onderaan de pagina instellen.

Retourbestanden downloaden

Via de selectie-vakken vooraan elke regel kunt u een of meer declaraties selecteren. Bovenaan de lijst met zoekresultaten verschijnt dan een downloadknop. Via deze knop kunt u van de geselecteerde declaraties de bijbehorende retourinformatie (mits die bij de betreffende declaratie beschikbaar en downloadbaar is) in één keer opslaan. Deze retourbestanden worden dan samen in één zipbestand opgeslagen op uw pc.

U kunt de retourberichten ook één voor één downloaden via het detailscherm van de betreffende declaratie.

Zoekresultaat exporteren naar Excel

Via de knop ‘Exporteer’ () rechts boven de lijst kunt u de volledige lijst met het zoekresultaat inclusief de totaalbedragen exporteren naar een Excel-bestand en van daaruit eventueel uitprinten.

Het zoekfilter gebruiken

Via het zoekfilter kunt u met behulp van een of meer criteria naar ontvangen en verzonden berichten zoeken.

• Referentie/Declaratienummer, Berichtidentificatie of Referentie ID:
  Via dit zoekveld kunt u zoeken op de unieke kenmerken van een declaratie, zoals de een van de bericht ID's of uw eigen factuurnummer / referentie.
  De eerste vijf karakters volstaan; u hoeft voor het zoeken via dit veld dus niet het hele ID of de gehele zoekterm in te voeren, maar wel altijd de eerste karakters;
• Periode:
  De periode waarin u naar declaraties wilt zoeken. Deze is standaard ingesteld op de afgelopen week. U kunt dit aanpassen naar de afgelopen 24 uur, de afgelopen maand, of een aangepaste periode opgeven. Let daarbij op de bewaartermijn die voor de betreffende declaratiestroom geldt;
• Declaratietype:
  Het soort declaratie waarnaar u zoekt (de naam van de berichtstroom en de dienst waaronder deze valt). U ziet hier alleen de diensten / declaratietypen waarvoor u geautoriseerd bent;
• Declaratiestatus:
  De actuele (laatst bekende) status van de declaratie.

Via de knop Meer filters kunt u een aantal extra zoekmogelijkheden oproepen en gebruiken :

• Afzender:
  De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in de declaratie (van de partij waarvan het bericht afkomstig is);
• Geadresseerde:
  De AGB-code, UZOVI-code of gemeentecode in het bericht (van de partij waarnaar het bericht verstuurd is);
• Indiener:
  De VECOZO-code waaronder het certificaat valt waarmee de berichten zijn ingediend. Dit kan handig zijn als u gebruik maakt van toestemmingsverklaringen, en met uw eigen certificaten voor meerdere partijen berichten afhandelt;
• Gebruikersnummer indiener:
  Het gebruikersnummer van het persoonlijk certificaat of systeemcertificaat waarmee de berichten zijn ingediend.

Bij het zoeken op Afzender of Geadresseerde kunt u de 8-cijferige AGB-code van de praktijk of instelling, de 4-cijferige UZOVI-code van een zorgverzekeraar of zorgkantoor, of de 4-cijferige gemeente-code van een gemeente opgeven. Bij het zoeken op Indiener kunt u een 6-cijferige VECOZO-code opgeven.

U kunt deze codes zelf invoeren, of opzoeken via het vergrootglas naast het zoekveld. Er verschijnt dan een extra scherm. Daarop kunt u met behulp van diverse criteria de code van de gewenste partij opzoeken. Klik op het zoekresultaat van uw keuze om de bijbehorende code in de zoek-opties van het filter te plaatsen.

Nadat u alle gewenste criteria heeft ingesteld klikt u op de knop ‘Filter’. De lijst met zoekresultaten toont dan alle declaraties die aan de ingevoerde zoekcriteria voldoen. De gekozen criteria (het actieve filter) ziet u in de gele balk.

Voor een nieuwe zoekopdracht kunt u het filter aanpassen (zoekcriteria toevoegen of verwijderen) of het filter wissen en opnieuw instellen. Daarna klikt u opnieuw op de knop Filter.