Het indienen van een bericht of declaratie bestaat uit twee stappen:

1. Bericht uploaden
2. Bericht indienen

Om te starten klikt u in het Berichtloket op 'Indienen'. U ziet onderstaand scherm.

1. Bericht uploaden

• Sleep een (declaratie)bericht vanaf uw computer naar het grijze vak. Of klik op het vak en blader naar het bericht dat u wil indienen.
  U kunt één bericht, meerdere berichten achter elkaar, of meerdere berichten tegelijk aanbieden. Alle berichten die u aanbiedt komen in een lijst onder dit vak te staan. 
• Als u via een toestemmingsverklaring werkt moet u eerst de afzender selecteren. Dit is de AGB-code namens welke het bericht wordt verstuurd.
• Via ‘Extra informatie toevoegen’ kunt u een eigen referentie aan een (declaratie)bericht geven, om het later makkelijk op te zoeken.
• Om een bericht te verwijderen, selecteert u deze via het vierkantje vooraan de regel en klikt u op het prullenbak-icoon.

Wij voeren een ontvangstcontrole uit:

• Heeft de gebruiker de juiste autorisatie.
• Is het bericht leesbaar en herkenbaar.
• Is het bericht van het juiste bestandstype en de juiste versie.
• Heeft het de juiste bestandsgrootte.

Bij een goedgekeurd bericht ziet u in de kolom 'Status' een vinkje. Het bericht is nog niet doorgestuurd naar de ontvanger.

Bij een afgekeurd bericht staat in de kolom 'Status' een waarschuwingsicoon. Ga met uw muis over dit icoon om de reden te zien. Klik dit scherm niet weg. Doet u dat wel, kunt u de afgekeurde berichten niet meer terugvinden. Corrigeer de fout, en dien het bericht opnieuw in. 

2. Bericht indienen

• Klik op de knop 'Direct indienen’. Alle goedgekeurde berichten op de lijst worden nu ingediend.
• Er volgt een tweede controle door ons. Dit garandeert dat de geadresseerde het bericht kan ontvangen en inlezen. Bij goedkeuring sturen wij het bericht door. 

Status

Als u één bericht per keer indient, dan moet u zelf het detailscherm verversen om de laatste status van het bericht te zien. Druk hiervoor op F5.
Als u meerdere berichten tegelijkertijd indient, dan wordt de status automatisch ververst

Bij goedkeuring wordt de status ‘Aangeboden’ of ‘Bezorgd’.
Bij afkeuren wordt de status 'Afgekeurd door dienst’ en krijgt u een foutbericht. Het bericht wordt niet doorgestuurd naar de geadresseerde.

Klik op het afgekeurde bericht om de reden van afkeuren te zien. In de meeste gevallen staat onder het kopje 'Meldingen' de foutcode, omschrijving en eventuele toelichting van afkeuren. Nadat u de fout in het bericht heeft hersteld, kunt u dit opnieuw indienen.

Bij een afgekeurd bericht wordt meestal ook een foutbericht naar u verstuurd. Dan staat er na 'Meldingen' nog een kopje 'Conversatie' waarin alle heen-, retour- en/of foutberichten van een bepaald bericht staan.

Klik op de regel van het foutbericht. Bovenaan staan twee downloadknoppen. U kunt het bericht gezipt of ongezipt downloaden en importeren in uw softwareprogramma. Na het downloaden van dit bestand (de payload) is deze nog 24 uur beschikbaar in het Berichtloket. Daarna wordt het automatisch verwijderd. De bijbehorende informatie over het bericht blijft te zien totdat de bewaartermijn voorbij is.

Als u uw declaratie rechtstreeks via het softwareprogramma waarin u het heeft aangemaakt kunt indienen, is een systeemcertificaat of een toestemmingsverklaring aan uw softwareleverancier nodig. Uw softwareleverancier weet welke nodig is.

• Een systeemcertificaat koppelt u aan het softwareprogramma. Uw softwareleverancier kan u hierbij ondersteunen.
• Een toestemmingsverklaring stelt de contactpersoon in via Gebruikersbeheer. 

Uw softwareleverancier kan u vervolgens helpen bij het aanmaken van het declaratiebestand en het indienen ervan. U kunt een ingediend declaratiebestand niet meer verwijderen. Als uw declaratie niet aan de EI-standaard voldoet keuren wij deze af. Uw softwareleverancier kan u helpen bij het aanpassen van het bestand. Daarna dient u de declaratie opnieuw in. 

Voldoet het bestand wel aan de EI-standaard, dan sturen wij deze door naar de opgegeven ontvanger voor een inhoudelijke beoordeling.

Neem contact op met de ontvangende partij als u een declaratie dubbel heeft ingediend. Zij kunnen de dubbele declaratie afkeuren of aangeven dat u een creditfactuur kunt indienen.