Om via het Elektronisch Declaratieportaal bij een zorgverzekeraar declaraties in te dienen, kan het zijn dat u een overeenkomst met die zorgverzekeraar nodig hebt. Hierin worden o.a. de tariefafspraken en betalingsgegevens vastgelegd. Deze overeenkomst dient u zelf te regelen; VECOZO speelt hierin geen rol. Wij adviseren u daarom om, voordat u wil gaan declareren via ons portaal, contact op te nemen met de betreffende zorgverzekeraar.

Declaratiebestanden die u via het portaal indient moeten aan bepaalde specificaties (de zogeheten EI-standaard) voldoen. Om deze bestanden aan te maken heeft u een softwarepakket voor uw specifieke zorgverlenerssoort nodig. VECOZO kan u niet adviseren welk programma het meest geschikt is. Neem daarvoor contact op met uw koepelorganisatie, belangenvereniging of collega’s waarvan u weet dat zij al declareren via VECOZO.

Voor het valideren, indienen en/of raadplegen van declaraties heeft u verder een geldig VECOZO-certificaat met de juiste autorisatie nodig. Kunt u de declaraties rechtstreeks vanuit uw softwarepakket indienen en raadplegen, dan heeft dat programma daarvoor een systeemcertificaat nodig. Kunt u de declaraties via uw softwarepakket alleen maar aanmaken en moet u de bestanden daarna zelf (‘handmatig’) via het declaratieportaal valideren of indienen, dan heeft u daarvoor een persoonlijk certificaat nodig.

Wanneer u enkel een declaratiebestand kunt aanmaken in uw softwareprogramma, dan kunt u dit bestand handmatig indienen via onze website. Hiervoor hebt u een persoonlijk certificaat nodig met de juiste autorisaties voor het indienen van declaraties. Als u bent ingelogd kunt u gaan naar 'Mijn diensten' >  ‘Declareren’ > ‘Indienen’. U ziet dan een scherm waarop u een declaratiebestand kunt selecteren, een referentie kunt opgeven en kunt aangeven of u een notificatiemail wilt ontvangen zodra de status van uw declaratie wijzigt. Hier kunt u ook een e-mailadres opgeven.

Let op: voor de factuurnummers en bestandsnamen van declaraties gelden een aantal regels, opgesteld door Vektis, namelijk:

• De factuurnummers mogen geen spatie op de beginpositie bevatten. Voor de rest zijn alle mogelijke combinaties van tekens toegestaan.
• De bestandsnamen mogen alleen cijfers, letters, koppeltekens, liggende streepjes en punten bevatten.

Als u alles hebt ingevuld dan klikt u op ‘Dien in’. Uw declaratie wordt verstuurd naar VECOZO, waar wordt gecontroleerd of het bestand voldoet aan de voor uw zorgverlenersgroep geldende EI-standaard. Als dat is gebeurd (afhankelijk van de drukte kan dit enkele minuten duren) verschijnt een scherm met detailinformatie. Wanneer het declaratiebestand is ingediend, kan dit niet meer worden verwijderd.

Op dit scherm vindt u de voornaamste declaratiegegevens en wordt tevens de statushistorie getoond. Via deze historie kunt u precies nagaan wat er met uw declaratie is gebeurd, en wanneer. In het algemeen zijn de details en de statushistorie binnen enkele seconden beschikbaar. Is dit niet het geval, dan kunt u op ‘Ververs dit scherm’ klikken om de pagina opnieuw te laden.

Als uw declaratie niet aan de EI-standaard voldoet zal deze door VECOZO worden afgekeurd. Uw softwareleverancier kan u helpen bij het verbeteren van dit bestand, zodat dit wel voldoet aan de EI-standaard. U dient uw declaratie dan aan te passen en opnieuw in te dienen.

Voldoet het bestand wel aan de EI-standaard, dan zal de declaratie worden doorgestuurd naar de opgegeven UZOVI-code voor een inhoudelijke beoordeling.

Indien een declaratie dubbel is ingediend, kunt u het beste contact opnemen met de ontvangende partij. Zij kunnen de dubbele declaratie afkeuren of aangeven dat u een creditfactuur kunt indienen.

Als het mogelijk is om het declaratiebestand dat u hebt aangemaakt in het softwareprogramma meteen in te dienen, hebt u een systeemcertificaat of een toestemmingsverklaring aan uw softwareleverancier nodig. Uw softwareleverancier weet wat voor uw pakket van toepassing is.

Een systeemcertificaat kunt u koppelen aan het softwareprogramma zodat er een directe koppeling is tussen de VECOZO webservice en het programma. Uw softwareleverancier kan u helpen bij het aanmaken van het declaratiebestand en het indienen ervan.

Een toestemmingsverklaring kan ingeregeld worden door de contactpersoon via Gebruikersbeheer. Dit zorgt ervoor dat via het betreffende softwareprogramma de declaratiebestanden ingediend kunnen worden.

In het softwareprogramma kan ingesteld worden of u notificaties wenst te ontvangen bij afkeur en/of statuswijzigingen. Als het e-mailadres gewijzigd moet worden, dan kan dit in het softwareprogramma aangepast worden. Een e-mailadres mag geen leestekens bevatten.

Zodra het declaratiebestand is ingediend kan dit niet meer worden verwijderd. Indien uw declaratie niet aan de EI-standaard voldoet zal deze door VECOZO worden afgekeurd. Uw softwareleverancier kan u helpen bij het verbeteren van dit bestand, zodat dit wel voldoet aan de EI-standaard. U dient uw declaratie dan aan te passen en opnieuw in te dienen.

Voldoet het bestand wel aan de EI-standaard, dan zal de declaratie worden doorgestuurd naar de opgegeven UZOVI-code voor een inhoudelijke beoordeling.

Indien een declaratie dubbel is ingediend, kunt u het beste contact opnemen met de ontvangende partij. Zij kunnen de dubbele declaratie afkeuren of aangeven dat u een creditfactuur kunt indienen.