Handleiding Machtigingenportaal Zvw


Voor sommige medische behandelingen moet vooraf een machtiging worden aangevraagd bij de zorgverzekeraar van de patiënt. Door een machtiging af te geven gaat de verzekeraar akkoord met vergoeding van de behandeling uit de Zorgverzekeringswet (Zvw). De zorgverlener of diens secretariaat kan de machtiging namens de patiënt aanvragen via het Machtigingenportaal.


Randvoorwaarden

Om gebruik te kunnen maken van het Machtigingenportaal heeft u een geldig persoonlijk VECOZO-certificaat nodig met de juiste autorisatie. Dit is het geval als u onder Diensten een menu ‘Machtigingenportaal’ ziet, met daaronder de submenu's ‘Aanvragen’ en/of ‘Zoeken’. Ontbreken deze opties, dan is uw certificaat niet voorzien van de juiste autorisatie.

Als een koppeling tussen uw softwarepakket en het machtigingenportaal gerealiseerd kan worden heeft u naast een persoonlijk certificaat mogelijk ook nog een systeemcertificaat nodig. Raadpleeg hiervoor uw softwareleverancier.

>> Het machtigingenportaal is bestemd voor ziekenhuizen, zelfstandige behandelcentra en mondzorgpraktijken. Voor welke behandelingen een machtiging nodig is ziet u in de limitatieve lijsten voor Medisch Specialistische Zorg 2018, voor Kaakchirurgie en voor Mondzorg. Op het Mogelijkhedenscherm kunt u zien welke aanvragen u bij een bepaalde zorgverzekeraar kunt indienen.

Binnen het machtigingenportaal bestaan twee verschillende autorisatieniveaus:

  • machtigingen raadplegen.
  • machtigingen raadplegen en aanvragen.

>> De volgende zorgverlenersoorten kunnen via het portaal machtigingen voor dermatologie, chirurgie, plastische chirurgie, oogheelkunde, KNO, gynaecologie, kaakchirurgie en (alleen bij Zilveren Kruis / Achmea en Agis) urologie aanvragen en/of raadplegen:

  • Specialisten (03)
  • Ziekenhuizen (06)
  • Tandartsspecialisten (11)
  • Zelfstandige behandelcentra (22)

Daarnaast is er een apart aanvraagformulier voor Belgische en Duitse ziekenhuizen die hiervoor een overeenkomst met CZ of VGZ hebben.


>> De volgende zorgverlenersoorten kunnen via het portaal machtigingen voor mondzorg aanvragen en/of raadplegen:

  • Tandartsen (12)
  • Tandartsspecialisten orthopaedie (13)
  • Inst. voor verstandelijk gehandicapten (30)
  • Tandheelkundige centra (38)
  • Reg. inst. jeugdtandverzorging (39)
  • Mondhygiënisten (87)
  • Tandtechnici/prothetici (93)*

Aanvragen voor kaakchirurgie en mondzorg worden via het machtigingenportaal nog niet door alle zorgverzekeraars ondersteund. Bovendien is kaakchirurgie vooralsnog alleen beschikbaar voor ziekenhuizen, en niet voor zelfstandige behandelcentra (behalve bij Zilveren Kruis / Achmea, Agis, Anderzorg, Azivo en Menzis).



Een machtiging aanvragen

Om een machtiging te kunnen aanvragen, kiest u voor het menu Diensten > Machtigingenportaal > Aanvragen > Zorgverzekeraar (Zvw).

 menu machtigingenportaal

De aanvraagprocedure is via het portaal geheel gedigitaliseerd en deels geautomatiseerd. Door een automatische koppeling met Controle op Verzekeringsrecht (COV) beschikt de aanvrager altijd over de juiste gegevens van verzekerde en verzekeraar. Het portaal toont automatisch het aanvraagformulier dat bij de gekozen verstrekking hoort. In het formulier worden concrete vragen over de verstrekking gesteld, zodat een snelle en correcte beoordeling kan plaatsvinden. U levert alleen de benodigde gegevens aan en bent altijd volledig. De aanvraag wordt vervolgens via de beveiligde VECOZO-omgeving ingediend.

Omdat de formulieren zijn voorzien van achterliggende beslisbomen wordt op basis van de geldende wet- en regelgeving waar mogelijk direct ‘online’ uitsluitsel gegeven of de machtiging is goedgekeurd of afgewezen. In een aantal gevallen moet een aanvraag eerst worden voorgelegd aan de medisch adviseur of tandartsadviseur van een zorgverzekeraar. U krijgt een notificatie per e-mail zodra dat is gebeurd, en het resultaat van deze ‘offline’ beoordeling wordt via het machtigingenportaal en/of uw webservice teruggekoppeld. Op het portaal kunt u dan controleren of de aanvraag is goedgekeurd en onder welke voorwaarde, of wat de reden van afwijzing is. De verzekeraar stelt in alle gevallen de patiënt op de hoogte.

Voor het aanvragen van een machtiging kiest u voor het menu Diensten > Machtigingenportaal > Aanvragen. De aanvraag bestaat uit een aantal stappen:

1. De patiëntgegevens opzoeken en invullen

Peildatum:

De peildatum geeft aan per welke datum u de machtiging aanvraagt. Om een machtiging met terugwerkende kracht aan te vragen vult u hier een datum in het verleden in. Dit is alleen mogelijk als de betreffende zorgverzekeraar dat ook toestaat.

Zoekcriteria:
Er kan op basis van verschillende criteria worden gezocht. U hoeft niet alle zoekcriteria in te vullen; een aantal velden volstaat. Zoekt u op BSN, voer dan altijd negen cijfers in; gebruik indien nodig voorloopnullen.

Klik op de zoekknop achter de ingevulde zoekoptie. Als er één verzekerde wordt gevonden verschijnt automatisch het scherm ‘Aanvragen machtiging’, wordt er meer dan één verzekerde gevonden dan verschijnt al tussenstap het volgende scherm:

Zoekresultaat

Het vinkje in de eerste kolom geeft aan dat er een actieve overeenkomst tussen de verzekerde en de zorgverzekeraar is. U kunt alleen een machtiging aanvragen als er sprake is van een actieve verzekering. In de tweede kolom ziet u of het om een basis- of aanvullende verzekering gaat. Klik op de naam van de gewenste verzekerde om verder te gaan met de aanvraag.

2. De gegevens van de zorgverlener en de verstrekking invullen

Aanvragen machtiging

AGB-gegevens:
  • De AGB-code van de instantie wordt automatisch gevuld via het certificaat waarmee u bent ingelogd en is niet te wijzigen. Staat hier een verkeerde AGB-code, log dan opnieuw in met een certificaat van de juiste instantie.
  • De AGB-code van de zorgaanbieder kan handmatig worden ingevuld. Vul hier de 8-cijferige, persoonlijke AGB-code in van de zorgaanbieder die de machtiging aanvraagt. Dit is niet van toepassing voor buitenlandse ziekenhuizen; bij aanvragen van deze instellingen wordt geen persoonlijke AGB-code gevraagd.

Let op: de machtiging dient altijd aangevraagd te worden met een persoonlijk- en/of systeemcertificaat dat valt onder de praktijk of instelling op naam waarvan u de machtiging aanvraagt. Doet u dit niet, dan volgt een foutmelding dat u onvoldoende rechten heeft.

Verstrekkingsgegevens:
Vul hier de gewenste zorgsoort, specialisme en diagnose of verstrekking in. Er kan alleen gekozen worden voor specialismen en verstrekkingen die door de verzekeraar in kwestie via het machtigingenportaal worden ondersteund. Als bepaalde items niet in de keuzelijst staan of er zelfs helemaal geen specialisme of verstrekking kan worden gekozen kan de machtiging bij de betreffende verzekeraar niet via het portaal worden aangevraagd en zal dit op papier moeten gebeuren. Dit is bij een aantal verzekeraars momenteel bijvoorbeeld het geval bij machtigingen voor kaakchirurgie en mondzorg. Neem hiervoor contact op met de verzekeraar.

Buitenlandse ziekenhuizen kunnen maar één specialisme en verstrekking kiezen: Buitenlandse zorgverlener > Buitenlandse aanvraag. Dit kan ook alleen bij de zorgverzekeraar waarmee het ziekenhuis een overeenkomst heeft afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van het Machtigingenportaal.

E-mailadres:
Het invullen van een e-mailadres is verplicht. Indien gewenst kunt u meerdere adressen opgeven. U krijgt per e-mail bericht wanneer:

  • de aanvraag is beoordeeld (goedgekeurd of afgewezen) door de zorgverzekeraar;
  • de zorgverzekeraar een machtigingsnummer aan de machtiging toekent;
  • de zorgverzekeraar aangeeft extra informatie nodig te hebben voor de beoordeling van de aanvraag;
  • de aanvraag langer dan 24 uur de status ‘opgeslagen’ heeft. Aanvragen die na tien dagen nog steeds deze status hebben worden automatisch verwijderd.

3. Het aanvraagformulier invullen

Op basis van de verzekeraar van de patiënt en de gekozen zorgsoort, specialisme en verstrekking wordt het juiste aanvraagformulier geladen. Heeft u uw eigen softwarepakket via de instroomservice aan het portaal gekoppeld, dan komt u meteen op dit scherm terecht.

Het formulier bestaat uit een aantal gesloten vragen en/of verplichte velden waarin u nadere informatie kunt opgeven. Op een paar kleine uitzonderingen voor één zorgverzekeraar na zijn de formulieren en vragen voor alle verzekeraars gelijk. Aan de hand van het antwoord wordt de volgende vraag bepaald. U krijgt dus niet altijd alle mogelijke vragen te zien, alleen de vragen die naar aanleiding van uw eerdere antwoorden van toepassing zijn.

Aanvraagformulier invullen

 
Met behulp van de knop ‘Wijzig’ kunt u het antwoord op een eerdere vraag aanpassen. Als deze wijziging van invloed is op reeds ingevulde vervolgvragen zullen deze worden geannuleerd en indien nodig opnieuw worden gesteld.

Let op: gebruik binnen uw internet browser niet de ‘vorige’ of ‘terug’-toets! Ook de F5-toets voor het verversen van het scherm kan niet worden gebruikt; de aanvraag wordt dan afgebroken. Als u op de knop ‘Annuleren’ klikt wordt de aanvraag eveneens onherroepelijk afgebroken.

In sommige gevallen wordt gevraagd om een document of foto als bijlage toe te voegen. Omdat er beperkingen zijn aan de omvang die beveiligd kan worden verstuurd mag het totaal van de bijlagen niet groter zijn dan 22 Mb in de Mondzorg formulieren en 7 Mb in de formulieren voor Ziekenhuiszorg. Verklein uw foto's met een grafisch programma als dat nodig is. Klik op de knop ‘Bladeren’ om een bestand op uw pc te selecteren. Kies voor ‘Open’, en klik vervolgens op de knop ‘Add’.

Bijlage toevoegen

4. Een aanvraag tussentijds opslaan

Een aanvraag kan tussentijds worden opgeslagen via de knop Opslaan. Er wordt een machtiging ID aan de aanvraag toegekend zodra u deze opslaat. Met behulp van dit ID kunt u de aanvraag op een later tijdstip terugzoeken. U opent de gevonden aanvraag weer door op het blauwe machtiging ID te klikken. Rechtsboven in het scherm verschijnt dan een knop Aanvraag afronden. Klik hierop om de aanvraag verder te verwerken.

Aanvraag opslaan

Let op: de bewaartermijn is beperkt. Opgeslagen aanvragen worden tien dagen bewaard en worden daarna automatisch verwijderd!

5. Prestatiecodes invoeren (alleen Mondzorg)

Na het beantwoorden van de vragen en het toevoegen van eventuele bijlagen kunt u bij machtigingen voor Mondzorg de verrichte prestaties invoeren. U selecteert deze in de lijst met prestatiecodes; codes die voor de betreffende verstrekking niet van toepassing zijn worden in de lijst niet getoond.

Een prestatiecode kan maar één keer gekozen worden, als de prestatie vaker dan eens wordt verricht kunt u dit aangeven in de kolom Aantal. Ook vinden er op sommige formulieren juistheids- en volledigheidscontroles (JVC's) plaats. Deze controles zorgen ervoor dat er geen onvolledige en onjuiste aanvragen kunnen worden aangeleverd bij de zorgverzekeraars.

Bij bepaalde prestaties wordt een extra veld 'Materiaal-/techniekkosten' getoond. Dit zijn kosten die geen onderdeel uitmaken van de vastgestelde standaardprijs per prestatie, maar die per behandeling of patiënt kunnen variëren en daarom afzonderlijk in rekening worden gebracht.

Let op: vul per prestatieregel de totale kosten per prestatie in, niet de stukskosten! Betreft het bijvoorbeeld 2 dezelfde prestaties à 100 euro, vul dan als totaalbedrag 200 euro in.

Prestaties Mondzorg

Klik op de knop Voeg code toe om nog een prestatiecode toe te voegen. Bent u klaar, klik dan op de knop Volgende vraag om de aanvraag verder af te ronden.

6. De aanvraag indienen

Nadat u alle vragen heeft beantwoord en de benodigde gegevens heeft ingevuld of toegevoegd verschijnt een samenvatting van de aanvraag. Controleer hier nogmaals of de informatie die u heeft verstrekt juist is, vink daarna het vakje ‘Ik ga akkoord’ aan en klik op ‘Indienen’ om de machtigingsaanvraag in te dienen.

Aanvraag indienen

Omdat een aanvraag na het indienen meteen in de systemen van de zorgverzekeraars wordt ingelezen is het technisch niet mogelijk om nog wijzigingen aan te brengen in een reeds verstuurde aanvraag. Een foutieve aanvraag dient daarom altijd helemaal opnieuw te worden ingediend.

Aan elke aanvraag wordt door het portaal een uniek machtiging ID toegekend. Let wel: het ID is niet hetzelfde als het machtigingsnummer dat later o.a. bij de declaratie van de verstrekking wordt gebruikt; dat nummer wordt in een later stadium door de zorgverzekeraar toegekend.

 

Een aanvraag 'instromen' via een softwarepakket

Als uw softwarepakket dit ondersteunt kunt u via de 'Instroomservice' de gegevens die in uw eigen informatiesysteem al bekend zijn (verzekerde, verstrekking, gegevens van de eigen instantie en zorgverlener) doorlinken naar het portaal. Deze gegevens hoeven dan dus niet meer handmatig te worden opgezocht en ingevoerd door de aanvrager, maar worden automatisch ingevuld. Via één druk op de knop in uw informatiesysteem wordt u (na het inloggen op het portaal) direct naar de pagina met het juiste aanvraagformulier op het machtigingenportaal geleid, en kunt u de aanvraag verder afhandelen.

Voor het instromen van de gegevens gebruikt uw softwarepakket een VECOZO systeemcertificaat. Voor het inloggen op het portaal en afronden van de aanvraag is nog steeds een persoonlijk VECOZO-certificaat nodig. Beide certificaten dienen geautoriseerd te zijn voor toegang tot het Machtigingenportaal en dienen te zijn uitgegeven onder dezelfde AGB-code. Die AGB-code dient gelijk te zijn aan de AGB-code die bij het aanvragen van de machtiging bij de praktijk/instantie gegevens wordt ingevuld. Het is dus NIET mogelijk om met certificaten onder de ene AGB-code machtigingen voor een andere AGB-code aan te vragen!

Als de autorisatie van de gebruikte certificaten niet correct is of er (deels) foutieve gegevens worden ingestroomd volgt een foutmelding. De mogelijke foutmeldingen en oorzaken vindt u in dit overzicht.

 

Beoordeling van de aanvraag

Het resultaat van een aanvraag wordt (behalve bij buitenlandse ziekenhuizen) vaak meteen getoond. Op basis van de geldende wet- en regelgeving wordt waar mogelijk direct ‘online’ uitsluitsel gegeven of de machtiging is goedgekeurd of afgewezen. In een aantal gevallen moet een aanvraag eerst worden voorgelegd aan de medisch adviseur van een zorgverzekeraar, en wordt het resultaat van deze offline beoordeling daarna via het portaal en/of uw webservice aan u teruggekoppeld.

Op het resultaatscherm kunt u een samenvatting van alle machtigingsgegevens in PDF-formaat openen en opslaan of afdrukken om bijvoorbeeld aan de patiënt mee te geven.

Resultaat van de beoordeling

Er zijn na het indienen drie aanvraagstatussen mogelijk:

goedgekeurd Goedgekeurd:
  de behandeling is online goedgekeurd vanuit de basisverzekering of eventuele aanvullende verzekering op basis van de huidige wet en regelgeving. De verzekeraar zal nog een machtigingsnummer aan de aanvraag toekennen, u ontvangt een notificatie per e-mail als dat gebeurt.
afgewezen Afgewezen:
  de aanvraag is online afgewezen vanuit de basisverzekering en eventuele aanvullende verzekering op basis van de huidige wet- en regelgeving. De zorgverzekeraar kan offline constateren dat de verzekerde vanuit de polisvoorwaarden uit de aanvullende verzekering toch voor een (gedeeltelijke) vergoeding in aanmerking komt. Hierover zal de verzekeraar dan zelf contact opnemen met de verzekerde.
in behandeling Aanvraag ingediend:
  de aanvraag kan niet online worden afgehandeld en wordt ter beoordeling doorgestuurd naar de zorgverzekeraar. Over het algemeen wordt het resultaat van deze beoordeling binnen vijf werkdagen via het portaal aan u teruggekoppeld. U ontvangt een notificatie per e-mail zodra de verzekeraar de aanvraag heeft afgehandeld.

 
Door met uw muis over de status-iconen te bewegen ziet u de precieze status. Een specificatie van de mogelijke aanvraag- en beoordelingsstatussen op het Machtigingenportaal vindt u in het statusoverzicht.

Geldigheidsduur

Een machtiging is doorgaans geldig tot 1 jaar vanaf de toegekende ingangsdatum, tenzij de verzekeraar iets anders aangeeft in de beoordeling, of de verzekerde bij de betreffende zorgverzekeraar weg gaat. Als bij de Controle op Verzekeringsrecht blijkt dat de verzekeraar een toekomstige einddatum van de verzekering heeft ingevuld (dat de verzekerde dus bij de verzekeraar weg gaat) wordt deze einddatum bij de machtigingsaanvraag automatisch overgenomen als einddatum van de machtiging. Daarnaast kan een machtiging komen te vervallen als in de periode waarin de machtiging is afgegeven een poliswijziging plaatsvindt.

Bezwaar maken

Het blijft uiteraard mogelijk om bij een zorgverzekeraar schriftelijk bezwaar te maken tegen de uitkomst van een machtigingsaanvraag. Het is hierbij wel belangrijk dat de verzekerde de brief met de afwijsreden afwacht voordat er bezwaar wordt ingediend. Deze brief is namelijk de definitieve beoordeling op basis van de Zorgverzekeringswet en eventuele voorwaarden uit de Aanvullende Verzekering of Tandverzekering in kwestie.
 

Een machtiging zoeken

Machtigingen kunnen op basis van een aantal verschillende criteria worden teruggezocht, o.a. op AGB-code, datum, specialisme, grondslag (Zorgverzekeringswet (Zvw) Wet langdurige zorg (Wlz))en diagnose/verstrekking. Omdat de aanvragen om privacy-redenen versleuteld worden verstuurd en opgeslagen kan er wat betreft patiëntgegevens niet op bijvoorbeeld naam of postcode gezocht worden, alleen op een combinatie van BSN en geboortedatum. Deze zoekoptie is beschikbaar voor machtigingen die na 13 februari 2013 zijn aangevraagd. Als u uw eigen softwarepakket of informatiesysteem via een webservice aan het machtigingenportaal heeft gekoppeld kan dit uiteraard wel, en vindt u binnen uw eigen systeem ook de actuele status van de aanvraag terug.

Het resultaat van uw zoekopdracht op het portaal wordt getoond in een overzicht. In de kolom ‘Machtigingsaanvraagstatus’ kunt u zien wat de actuele status van de machtiging is. Als u met de muis over het status-icoon beweegt ziet u een specificatie van de status. Als de zorgverzekeraar de machtiging definitief heeft afgehandeld en goedgekeurd ziet u in de kolom 'Machtigingsnummer' een machtigingsnummer staan, dat u in een later stadium o.a. bij de declaratie van de verstrekking gebruikt.

Door op het blauwe machtiging ID te klikken opent u het detailscherm van de betreffende machtiging.

Machtiging terugzoeken

Op dit scherm ziet u gegevens over:

  • de verzekerde: verzekerdenummer, BSN en NAW-gegevens
  • de aanvrager: aanvraagdatum, zorgverlener en instantie
  • de verstrekking: machtiging ID en nummer, ingangsdatum
  • de bijlagen: aan de aanvraag toegevoegde foto's en bestanden
  • de prestatiecodes: gegevens ten behoeve van o.a. de declaratie

Ook kunt u via dit scherm de samenvattings-PDF (om bijvoorbeeld aan de patiënt mee te geven) en een PDF-bestand met alle vragen en ingevulde antwoorden van de aanvraag downloaden.


Een machtiging intrekken

Een aangevraagde machtiging die nog bij de zorgverzekeraar in behandeling is of al is goedgekeurd kan door de zorgverlener nog worden ingetrokken. Klik hiervoor op het detailscherm op de knop ‘Intrekken’, en geef de reden van intrekking aan. Als het intrekken van de machtiging niet mogelijk is ontbreekt deze mogelijkheid.

De status van de machtiging wordt in het detailscherm en de machtigings-PDF automatisch aangepast. Een ingetrokken machtiging kan niet opnieuw worden heropend.

Extra informatie toevoegen

Het is mogelijk dat een verzekeraar voor de beoordeling van een ontvangen aanvraag nadere informatie nodig heeft in de vorm van foto's of andere documenten. De verzekeraar kan de status dan wijzigen naar 'Wacht op informatie' (van zorgverlener, van verzekerde, of van allebei) of naar ‘Verzekerde opgeroepen op spreekuur’.

Extra informatie toevoegen

Als u als zorgverlener om extra informatie wordt gevraagd kunt u deze toevoegen door op het blauwe machtiging ID te klikken, en daarna rechtsboven in het detailscherm op de knop Aanbieden aanvullende info te klikken. U ziet dan de reden waarom de betreffende verzekeraar om extra informatie vraagt, en krijgt de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen of een vrije tekst in te voeren. De oorspronkelijke aanvraaggegevens zijn verder niet te wijzigen.

Extra informatie toevoegen 2

Klik op de knop Verzend om de nieuwe informatie te versturen; de status van de aanvraag wijzigt in Aanvullende informatie ontvangen en de zorgverzekeraar zal de aanvraag verder in behandeling nemen.

 

Einddatum

Onafhankelijk van de diverse statussen kan een verzekeraar een einddatum aan een machtiging toekennen, bijvoorbeeld bij een wijziging van de polisvoorwaarden of het overlijden van de verzekerde. Deze einddatum kan zowel in het verleden als in de toekomst liggen. Als de einddatum vóór de datum waarop u de machtiging raadpleegt valt zal de einddatum in rood worden getoond. 

Bewaartermijn

De bewaartermijn van machtigingen op het VECOZO-portaal is twee jaar. De bijlagen die aan een aanvraag zijn toegevoegd (foto's, verklaringen etc.) worden na één jaar verwijderd. Wilt u de gegevens langer kunnen raadplegen, dan dient u deze bijtijds te downloaden en op te slaan. 


Vragen en contactgegevens

Op de site van Zorgverzekeraars Nederland staan de contactgegevens vermeld van alle zorgverzekeraars die zijn aangesloten bij ZN. Bij de verzekeraars kunt u terecht met inhoudelijke vragen en informatie met betrekking tot de afhandeling van de machtiging.

Met vragen en opmerkingen over procedures en aanvraagformulieren kunt u in eerste instantie terecht bij de zorgadministratie van uw eigen ziekenhuis. Die is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, kan uw vraag beoordelen en kan indien nodig contact opnemen met uw beroepsvereniging of branche-organisatie, of met een een van de zorgverzekeraars.

Heeft u problemen met inloggen op het portaal of het verzenden of terugzoeken van een machtigingsaanvraag, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Support van VECOZO.